Eine der effektivsten Möglichkeiten, produktiver zu werden, besteht darin, die Kontrolle über Ihre Zeit zu erlangen. Leider ist Zeit etwas, das Sie nicht verwalten können. Die Zeit ist festgelegt. Wir haben alle vierundzwanzig Stunden am Tag, und das können wir nicht ändern. Sie können nicht ein paar Stunden von morgen ausleihen und sie heute nutzen.
Das bedeutet, dass wir, anstatt zu versuchen, die Zeit selbst zu verwalten, unsere Aktivitäten verwalten müssen. Das ist das einzige, was wir verwalten können. Die zu stellende Frage lautet also:Was werden Sie in den vierundzwanzig Stunden tun, die Ihnen jeden Tag zur Verfügung stehen?
Wenn Sie von diesem Ort aus starten, haben Sie einen enormen Vorteil, weil Sie sich selbst unter Kontrolle bringen. Sie bestimmen, was Sie in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit tun. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Aktivitäten verwalten können, die sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Hier sind 7 Methoden des Zeitmanagements, die Ihnen helfen werden.
1. Die Ivy-Lee-Methode
Dies ist möglicherweise die effektivste Methode für Zeitmanagement und Produktivität, die Sie anwenden können. Die Ivy-Lee-Methode wurde von Ivy Lee entwickelt, der 1918 von Charles M. Schwab, Chairman und CEO von Bethlehem Steel, gebeten wurde, einen Weg zu finden, um die Produktivität seiner leitenden Manager zu verbessern.
Ivy Lee forderte jeden Manager auf, die sechs wichtigsten Aufgaben, die er am nächsten Tag erledigen muss, in der Reihenfolge ihrer Priorität auf ein Blatt Papier zu schreiben und es für den nächsten Tag bereit auf seinem Schreibtisch liegen zu lassen. Als sie am nächsten Morgen ankamen, begannen sie mit der Arbeit an der ersten Aufgabe und strichen sie nach Abschluss durch und begannen mit der nächsten.
Wenn Sie nicht alle sechs Aufgaben erledigen können, sollten Sie die nicht erledigten Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen und den Vorgang mit einem weiteren Satz von sechs Aufgaben wiederholen. Was die Ivy Lee-Methode bewirkt, ist, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Mit nur sechs verfügbaren Aufgaben werden Sie keine geringwertigen Aufgaben auf Ihre Liste setzen.
Heute, mit all den verfügbaren digitalen Tools, ist dies eine einfache Möglichkeit, sich auf kritische Dinge zu konzentrieren. Sie können beispielsweise einen Kalender, eine Notizen-App oder einen speziellen Task-Manager verwenden, um Ihre Sechserliste zu erstellen.
2. Zeitblockierung
Zeitblockierung ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der Sie Zeit in Ihrem Kalender blockieren, um konzentriert zu arbeiten. Dies ist eine weitere sehr effektive Möglichkeit, Ihre täglichen Aktivitäten zu verwalten.
Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel aus meinem System geben. Ich schreibe einen Blogbeitrag, ein Podcast-Skript und plane und nehme jede Woche zwei bis drei YouTube-Videos auf. Ich kann nur sicherstellen, dass ich Zeit für diese Aufgaben habe, wenn ich die Zeit dafür in meinem Kalender blockiere. Ich habe also einen zweistündigen Zeitblock in meinem Kalender, um an einem Montagmorgen meinen Blogbeitrag zu schreiben. Ich habe auch einen zweistündigen Block an einem Dienstagmorgen, um mein Podcast-Skript zu schreiben, und einen dreistündigen Block an einem Freitagmorgen, um meine YouTube-Videos aufzunehmen.
Diese Zeitblöcke sind feste, wiederkehrende Ereignisse in meinem Kalender. Wenn also jemand versucht, zu diesen Zeiten einen Termin mit mir zu vereinbaren, sieht er, dass ich beschäftigt bin.
Die Zeitblockierung zeigt Ihnen genau, wie viel Zeit Ihnen zur Verfügung steht, um die wichtige Arbeit zu erledigen. Die einzige Möglichkeit, die wichtige Arbeit zu erledigen, ist, wenn Sie Zeit dafür haben. Deshalb funktioniert es so gut.
Um sicherzustellen, dass die Zeitblockierung funktioniert, müssen Sie jede Zeitblockierung als bestätigten Termin behandeln. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie die Zeit, die Sie reserviert haben, nicht respektieren, und das Sperren der Zeitüberschreitung wird bedeutungslos.
3. Pomodoro-Technik
Bei der Pomodoro-Technik stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein und arbeiten diese fünfundzwanzig Minuten konzentriert und ungestört. Dann, sobald der Wecker klingelt, machen Sie eine fünfminütige Pause und stellen Ihren Wecker auf weitere 25 Minuten konzentrierter Arbeit.
Die Pomodoro-Technik ist eine hervorragende Methode für Menschen, die sich nur schwer auf eine Sache konzentrieren können und leicht abgelenkt sind. Am Ende der fünfundzwanzig Minuten wissen Sie, dass Sie sich fünf Minuten lang etwas anderes ansehen können, was Ihnen die Motivation gibt, bis zum Ende der fünfundzwanzig Minuten durchzuhalten.
Es gibt eine Reihe von Anwendungen für Ihre mobilen Geräte und Ihren Desktop, die die Timer für Sie einstellen und Ihnen helfen, sich auf das zu konzentrieren, worauf Sie sich konzentrieren möchten.
4. 2+8 Priorisierungsmethode
Ähnlich wie bei der Ivy-Lee-Methode müssen Sie bei der 2+8-Priorisierungsmethode zwei Pflichtaufgaben und acht weitere Aufgaben auswählen, die Sie am nächsten Tag erledigen möchten. Die beiden Pflichtaufgaben müssen auf jeden Fall erledigt werden. Für die acht verbleibenden Aufgaben werden Sie alles tun, um die Aufgaben zu erledigen, aber es wäre nicht das Ende der Welt, wenn Sie sie nicht erledigen könnten.
Der Zweck der 2+8-Priorisierungsmethode besteht darin, Ihre Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu lenken. Deshalb entscheiden Sie am Vortag, was zu Ihrer Liste hinzugefügt werden soll. Auf diese Weise wissen Sie zu Beginn des Tages genau, was zu tun ist, und verschwenden keine Zeit damit, zu entscheiden, was zu tun ist.
Alles, was Sie brauchen, sind zehn Minuten, bevor Sie den Tag beenden, um Ihre Liste der zu erledigenden Dinge durchzusehen und Ihre Prioritäten für den nächsten Tag basierend auf Ihren Terminen und Ihrem Aufenthaltsort festzulegen.
5. Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix wurde mit dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower in Verbindung gebracht. Bei dieser Methode des Zeitmanagements geht es weniger um das Zeitmanagement als vielmehr um die Priorisierung Ihrer Arbeit.
Die Matrix besteht aus vier Quadranten:
- Quadrant 1 – Wichtig und dringend
- Quadrant 2 – Wichtig und nicht dringend
- Quadrant 3 – Nicht wichtig und dringend
- Quadrant 4 – Nicht wichtig und nicht dringend
Die Idee ist, dass Sie sich so weit wie möglich von den Quadranten 3 und 4 fernhalten und versuchen, so viel Zeit wie möglich in Quadrant 2 zu verbringen. Es ist Quadrant 2, der Ihnen helfen wird, Ihre Zeit besser zu verwalten und Aufgaben zu reduzieren, die in Quadrant 1 fallen /P>
Die Aufgaben in Quadrant 2 beziehen sich auf die Pflege Ihrer Gesundheit, das Vorhersehen zukünftiger Probleme und die Planung. Quadrant 1-Aufgaben sind die Aufgaben, die gerade stattfinden und Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Sie können Aufgaben aus allen vier Quadranten nicht vermeiden. Zum Beispiel beziehen sich viele Dinge, die in Quadrant 4 fallen, auf Ruhe- und Entspannungszeit, aber zu viel davon und Sie werden nichts Wichtiges voranbringen.
6. Pareto-Prinzip
Dies ist nicht so sehr eine Methode des Zeitmanagements, sondern eher eine Beobachtung, die Ihnen helfen kann, an den Dingen zu arbeiten, die Ihnen die wichtigsten positiven Ergebnisse bringen:
Das Pareto-Prinzip besagt, dass für viele Ergebnisse etwa 80 % der Folgen von 20 % der Ursachen (den „wenigen Vitalen“) herrühren.
Übertragen auf Zeitmanagement und Produktivität bedeutet dies, dass Sie zunächst ermitteln, mit welchen Aufgaben Sie 80 % Ihrer Ergebnisse erzielen. Wenn Sie beispielsweise ein Schriftsteller sind, wird es proportional mehr zum fertigen Artikel oder Buch beitragen, wenn Sie sich vor Ihren Computer setzen und Zeit mit dem Schreiben verbringen, als die Recherche nach Schreibanwendungen und -werkzeugen.
In ähnlicher Weise hat es im Geschäftsleben einen viel größeren Einfluss auf Ihre Verkaufsleistung, wenn Sie vor Ihrem Kunden (oder Interessenten) stehen, als eine Verkaufsstrategie zu planen oder Listen mit potenziellen Interessenten zu erstellen.
Während die Aufgaben, die 20 % Ihrer Ergebnisse ausmachen, ihren Platz haben, sollten sie nicht zu dem werden, wo Sie die meiste Zeit verbringen. Beispiele hierfür wären Verkäufer bei Mitarbeiterversammlungen, Lehrer, die Anwesenheitsberichte schreiben, und Geschäftsinhaber, die grundlegende Verwaltungsaufgaben erledigen.
Das Pareto-Prinzip ist im Wesentlichen das, worauf die 2+8-Priorisierungsmethode (siehe oben) aufbaut.
7. NET (Keine Verlängerung)
NET ist ein bisschen wie ein Joker. Aber Tony Robbins, einer der weltbesten Business-Coaches, befürwortet dies. NET funktioniert, weil ein Großteil unserer Zeit jeden Tag damit verschwendet wird, in Warteschlangen zu warten oder darauf, dass etwas passiert. Es ermutigt Sie, diese Zeit zum Arbeiten zu nutzen.
Wenn Sie beispielsweise auf den Beginn eines Meetings warten, können Sie auf Ihre E-Mail antworten oder Ihren Posteingang bearbeiten. Sie könnten auf einige Ihrer Slack- oder Microsoft Teams-Nachrichten antworten oder Ideen recherchieren, die recherchiert werden müssen. Unsere Mobiltelefone haben uns die Möglichkeit gegeben, einen Großteil der Arbeit zu erledigen, für die wir früher an einem festen Ort sein mussten.
Ich verwende NET, wenn ich auf den Start eines Zoom-Anrufs warte. Ich bin bereits an meinem Computer und während ich auf den Beginn des Meetings warte, arbeite ich an meinen E-Mails oder Nachrichten oder an grundlegenden Verwaltungsaufgaben, die erledigt werden müssen. Es ist überraschend, wie viel von dieser Arbeit Sie in fünf freien Minuten erledigen können.
Abschließende Gedanken
Alle diese Methoden sind einfach und leicht anzuwenden. Sie brauchen keine ausgefallene Software oder Tools. Beispielsweise funktioniert Ihr Kalender oder eine Notizen-App einwandfrei. Sie haben sich auch bewährt.
Wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihre Produktivität und Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu steigern, dann wird Ihnen jede dieser sieben Methoden des Zeitmanagements hervorragende Ergebnisse liefern.
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