Während der Herrschaft hektischer Zeitpläne können einige Zeitmanagement-Tipps wie eine echte Rettung erscheinen.
In einer Zeit, in der das Internet voller inspirierender Sätze ist wie „Wir haben die gleiche Anzahl von Stunden an einem Tag wie Beyoncé“, müssen wir uns fragen – wie können wir diese zusätzliche Stunde finden? Und es scheint, dass die Antwort ganz einfach ist – mit ein wenig Hilfe des Zeitmanagements.
Seien wir realistisch – nicht alle von uns können so perfekt sein wie Queen Bey, wenn es darum geht, unsere Pläne für den Tag zu zerstören. Wir können jedoch lernen, unsere Zeit bei der Arbeit zu verwalten, um siegreich aus dem Büro hervorzugehen.
Aber wenn es um Zeitmanagementstrategien geht, gibt es so viele zur Auswahl. Wie können wir also wissen, welche die besten sind? Indem Sie verschiedene Tipps und Techniken ausprobieren, um zu sehen, was funktioniert und was nicht. Setzen wir also unsere produktiven Hüte auf und beginnen diese Reise!
#1:Organisieren Sie Ihre E-Mails – Sortieren Sie Ihre Korrespondenzen, damit Sie den Überblick behalten. Erstellen Sie beispielsweise Ordner wie „Wichtig“ für E-Mails, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und „Alles andere“ für diejenigen, die warten können. Und natürlich trennen Sie Ihr geschäftliches E-Mail-Konto von Ihrem privaten.
#2:Verwenden Sie Kalender- oder Planungs-Apps – Organisiere und verwalte deinen Tag wie ein Chef mit einigen dieser Apps oder wende dich an Klassiker – einen Kalender, der dich nie im Stich lässt. Auf diese Weise können Sie sich schnell und einfach einen Überblick darüber verschaffen, woran Sie gerade arbeiten, und sehen, was noch kommen wird.
#3:Entscheiden Sie sich für Aktionen, die zählen – Wenn Sie eine neue Aufgabe, eine E-Mail, ein Gespräch mit einem Kollegen beginnen, fragen Sie sich, ist das wirklich wichtig? Freunde dich nicht mit irrelevanten Aufgaben an. Sie wissen es vielleicht nicht, aber sie stehlen viel Zeit aus Ihrem Tag. Denken Sie daran, dass jede Minute zählt, also müssen Sie wichtige Entscheidungen treffen, um wichtige Dinge zu tun.
#4:Setzen Sie sich erreichbare Ziele – dies gibt Ihnen eine Richtung, worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren können. Aber denken Sie daran, realistisch zu bleiben – verbeißen Sie sich in etwas, das Sie regelmäßig erreichen können, und verpflichten Sie sich dazu.
#5:Führen Sie ein Tagebuch oder Tagebuch – schreibe eine Woche lang in einem Tagebuch oder in den Notizen deines Telefons auf, wie du deine Zeit verbringst. Geben Sie genau an, was Sie tun (z. B. E-Mails beantworten, mit Kollegen chatten usw.) und wie viel Zeit es in Anspruch nimmt. Dann reflektieren Sie – sind Ihre Handlungen produktiv? Dies wird ein viel klareres Bild davon zeigen, was zu viel von Ihrer Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen könnte. Wenn Sie nicht jede kleine Aktion manuell aufschreiben möchten, verwenden Sie DeskTime, das automatisch verfolgt, wie Sie Ihre Zeit verbringen.
#6:Erledigen Sie morgens die ganze schwere Arbeit – Schieben Sie die größeren oder unangenehmeren Aufgaben nicht zurück. Iss diesen Frosch morgens und du wirst dich viel besser fühlen. Aber wenn Sie wirklich nicht in den frühen Morgenstunden den Stein ins Rollen bringen möchten, nehmen Sie sich nach und nach vor, um Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen.
#7:Brechen Sie mit Ihren schlechten Angewohnheiten ab (selbst wenn Sie gelangweilt sind) – Vergessen Sie das Zögern, verabschieden Sie sich vom ziellosen Scrollen durch das Internet und aktualisieren Sie nicht mehr ständig Ihren Social-Media-Feed. Wähle stattdessen positive Energie, kurze, aber sinnvolle Pausen und sei selbstbewusst. Lesen Sie für zusätzliche Inspiration dieses Buch von James Clear, das Sie durch die Reise führt, sich jeden Tag Schritt für Schritt zu verbessern.
#8:Erstellen Sie eine Liste – Setzen Sie Ihre Prioritäten richtig, indem Sie eine To-Do-Liste erstellen. Versuchen Sie außerdem, es ein wenig zu ändern und erstellen Sie Ihre Liste abends, nachdem Sie Ihren Tag beendet haben, nicht gleich morgens. Dies wird Ihnen helfen, den Tagesplan zu visualisieren und Ihre Aufgaben von den wichtigsten bis zu den unwichtigsten zu sortieren. Sie werden überrascht sein, wie sehr dieser kleine Schritt Ihre Produktivität steigern kann.
#9:Pausen sind wichtig – Es ist unmöglich, den ganzen Tag 100 % produktiv zu sein. Denken Sie deshalb an häufige Pausen. Atmen Sie tief durch, essen Sie einen Snack, ruhen Sie sich aus und tanken Sie neue Energie. Es wird Ihnen helfen, Ihre Produktivität enorm zu steigern.
#10:Deaktivieren Sie Ihre Social-Media-Benachrichtigungen – Social-Media-Benachrichtigungen können eine ernsthafte Ablenkung sein, da sie unsere Aufmerksamkeit ständig in Anspruch nehmen. Um der Versuchung zu widerstehen, alle 10 Minuten in Ihr Telefon zu schauen, schalten Sie sie einfach aus.
#11:Lernen Sie, „nein“ zu sagen – Schätzen Sie realistisch ein, was Sie können und was nicht. Ein neues Projekt kann wie eine großartige Gelegenheit erscheinen, aber bevor Sie es annehmen, fragen Sie sich – wird dies meinen Zeitplan/meine Zeit mit der Familie beeinflussen? Wenn Sie sehen, dass es zu viel sein könnte, ist es in Ordnung, nein zu sagen. Es wird in Zukunft weitere Projekte geben.
#12:Nehmen Sie sich Zeit für sich selbst, bevor Sie Ihren Tag beginnen – einen guten Kaffee trinken, joggen oder 15 Minuten lang ein Buch lesen. Auf diese Weise können Sie Ihre Produktivität steigern und Ihren Tag mit guter Stimmung beginnen.
#13:Legen Sie ein Zeitlimit für Ihre Aufgaben fest – Stellen Sie einen Timer auf 30 Minuten ein, um Ihren Posteingang zu löschen, oder geben Sie sich 2 Stunden Zeit, um an einem wichtigen Projekt zu arbeiten. Sie werden sehen, dass Sie sich nach einer Weile an diese zeitlich begrenzten Regeln gewöhnen und mehr schaffen als je zuvor.
#14:Perfektionismus kann Ihr Feind werden – Es ist in Ordnung, hohe Standards zu haben. Perfektionismus neigt jedoch dazu, die Messlatte zu hoch zu legen und zu unnötiger Frustration zu führen, die zu einem potenziellen Burnout führen kann. Wie kann man es überwinden? Denken Sie daran, dass es durchaus akzeptabel ist, gut genug zu sein.
#15:Verwandle „Wartezeit“ in „Zeit für mich“ – wenn Sie in einer Schlange oder in öffentlichen Verkehrsmitteln warten, nutzen Sie diese kleinen „Warte“-Momente für sich! Lies ein Buch, höre einen Podcast oder meditiere. Es ist eine großartige Möglichkeit, sich aufzuladen, damit Sie für weitere Abenteuer bereit sind.
#16:Machen Sie kurze, aber produktive Spaziergänge – eine Studie der University of Colorado ergab, dass Mitarbeiter, die nach einer Stunde Arbeit fünf Minuten lang kurze und zügige Spaziergänge machten, produktiver waren als diejenigen, die am frühen Morgen spazieren gingen. Da Sie keine Zeit durch Aufschieben verlieren möchten, machen Sie einen Spaziergang und dann – setzen Sie die Hektik fort.
#17:Multitasking ist vielleicht nicht die Antwort – Erfolg beim Multitasking ist ein Mythos. Die American Psychological Association bestätigt, dass Multitasking die Produktivität verringern und zu häufigeren Fehlern führen kann. Daher müssen Sie zu Single-Tasking wechseln, um Ihre Zeit effektiv zu verwalten.
#18:Befolgen Sie die 52:17-Regel – Was ist das Geheimnis der produktivsten Arbeiter? Effektive Pausen. Eine Untersuchung von DeskTime zeigt, dass diejenigen, die intensive, 52-minütige Arbeitssitzungen kombiniert mit 17-minütigen Pausen hatten, die produktivsten Ergebnisse erzielten. Versuchen Sie, diese Regel in Ihren Arbeitstag einzubauen und sehen Sie, ob sie Ihnen hilft, Ihre Zeit effektiv zu verwalten.
#19:Versuchungen überwinden – Holen Sie sich eine Dosis Disziplin, indem Sie Tools verwenden, die Ihnen helfen, den Fokus nicht zu verlieren. Zum Beispiel wird eine Website-Blockierungserweiterung Cold Turkey Ihre Zeit auf unproduktive Teile des Internets beschränken und Ihre Aufmerksamkeit darauf lenken, wo sie sein sollte. Auf der Suche nach einer poetischeren Lösung? Verwenden Sie den Website- und Anwendungsblocker Focus für Ihren Mac und erhalten Sie Ihr inspirierendes Zitat des Tages, anstatt die Facebook-Timeline zu sehen.
#20:Finden Sie Ihren „Arbeitsbereich“ – Es ist wichtig, in die richtige Stimmung zu kommen, die Sie nicht bei den Hintergrundgeräuschen verweilen lässt. Finden Sie einen Raum, der nur für geschäftliche Aktivitäten vorgesehen ist. So lenkt Sie niemand an Ihrem „Arbeitsplatz“ ab und Ihre Konzentration wird nicht von Ihren Aufgaben abgelenkt.
#21:Schlaf genug – mehr kannst du auf Kosten deines Schlafes nicht schaffen. Das ist Fakt. Schlaf kann Ihre Produktivität bei der Arbeit beeinträchtigen, daher sollten Sie versuchen, jeden Tag die richtige Menge davon zu haben, um genug Energie zu haben, um Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste zu streichen.
#22:Lassen Sie keine Mahlzeiten aus – Das Auslassen von Mahlzeiten kann Ihre Leistung bei der Arbeit beeinträchtigen. Eine langsame Entscheidungsfindung, wenn Sie alles im Griff haben, kann ein echter Feind sein, essen Sie daher gesunde und regelmäßige Mahlzeiten, damit Ihr Gehirn und Ihr Körper in Form bleiben.
#23:Wissen, wann man outsourcen sollte – Sie müssen nicht der einzige sein, der das ganze schwere Heben erledigt. Berücksichtigen Sie die Dinge, von denen Sie kein großer Fan sind (z. B. Buchhaltung), und stellen Sie jemanden ein, der dies gerne für Sie tun würde. Outsourcing kann Ihnen helfen, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Sie am besten können, und Sie vor Aufgaben bewahren, die zwar notwendig, aber nicht Ihr Ding sind.
#24:Erstellen Sie eine Routine – Eine tägliche Routine kann helfen, Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern. Beginnen Sie beispielsweise Ihren Tag zu einer bestimmten Uhrzeit, frühstücken Sie und duschen Sie. Im Laufe der Zeit wird es ein Verhaltensmuster schaffen und Ihnen helfen, Ziele geordneter und müheloser zu erreichen.
#25:Optimieren Sie Ihren Zeitplan – Wenn Sie kein Morgenmensch sind und den Tag um 9 Uhr morgens zu erobern nicht nach Ihrer Marmelade klingt, finden Sie Wege, dies für Sie zum Laufen zu bringen. Wenn Sie einen Bürojob haben, beginnen Sie Ihren Tag mit Aufgaben, die sinnvoll sind, aber nicht Ihre Konzentration auf Vollgas erfordern, zum Beispiel – das Sortieren Ihrer E-Mails. Aber wenn Sie als Freiberufler arbeiten oder einen flexiblen Zeitplan haben, tauchen Sie ein in die Schönheit, Ihren Tag später zu beginnen, und sehen Sie, wie dies zu einer der besten Entscheidungen Ihres Lebens werden kann.
#26:Schaffen Sie eine Umgebung, die für Sie funktioniert – Sie können (und sollten) kreative Wege finden, um in die Zone zu gelangen. Zum Beispiel kann Musik Ihre Konzentrationsfähigkeit erheblich verbessern und Ihre Stimmung aufhellen. Setzen Sie also Kopfhörer auf, hören Sie sich Ihre Lieblings-Fokus-Playlist an und legen Sie los!
#27:Glauben Sie an E-Mail-Automatisierung (wo es möglich ist) – Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie mehreren Kunden ähnliche E-Mails schreiben? Vielleicht ist es an der Zeit, einige E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die für verschiedene Situationen geeignet sind. Denken Sie nur daran, alle Stellen hervorzuheben, an denen Änderungen erforderlich sind, damit sie zu dem jeweiligen Empfänger passen.
#28:Sorgen Sie für einen aufgeräumten Arbeitsplatz – Eine aufgeräumte und schöne Umgebung voller natürlichem Licht und Pflanzen kann Ihre Produktivität um 15 % steigern und Stress reduzieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Computer organisiert ist. Wieso den? Sie verbringen also nicht unangemessen viel Zeit damit, nach Dateien zu suchen, die plötzlich für Ihr Projekt dringend benötigt werden.
#29:Verfolgen Sie Ihren Fortschritt – dies ist ein sehr wichtiger Schritt für die Selbstmotivation. Sie werden zustimmen, dass es kein besseres Gefühl gibt, als eine Aufgabe von Ihrer To-do-Liste zu streichen. Daher müssen Sie Ihre eigene Stimmung mit Ihren Leistungen heben. Der Erfolg wird Sie antreiben und inspirieren, die gute Arbeit fortzusetzen.
#30:Lassen Sie Ihren Tag Revue passieren – Nachdem der Arbeitstag offiziell vorbei ist, versuchen Sie, ihn noch einmal Revue passieren zu lassen. Sehen Sie, was Sie nach Plan geschafft haben und was zu Problemen geführt hat. Analysieren Sie dann die Gründe für jeden Erfolg oder Misserfolg. Reflektieren kann Ihnen helfen zu verstehen, was Sie besser machen könnten und was getan werden muss, um das Zeitmanagement Ihres Tages zu verbessern.
Es gibt unzählige Strategien für das Zeitmanagement. Aber die Hauptsache, an die Sie sich erinnern sollten, ist – was für eine Person funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für Sie. Seien Sie daher offen und neugierig, Techniken und Strategien zu finden, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit effektiv zu erledigen.
Betrachten wir diese Zeitmanagement-Tipps also als unsere Superhelden-Umhänge, die uns helfen werden, unsere zukünftigen Herausforderungen zu meistern und uns zu ewigem Erfolg zu führen.
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