Wenn Sie sich fragen, wie Sie produktiv sein können, sind Sie nicht allein. Die meisten von uns sind nicht immer hochproduktive Menschen.
Da immer mehr Menschen begonnen haben, von zu Hause aus zu arbeiten, spüren Sie vielleicht, dass es im Laufe des Tages viel mehr Ablenkungen gibt, insbesondere durch die Art und Weise, wie soziale Medien immer versuchen, unsere Aufmerksamkeit zu erregen.
Vielleicht haben Sie das Gefühl, dass Sie in der Lage sein sollten, die Produktivität an einem Tag zu steigern. Es kann schwierig sein, mehr aus Ihrem Tag herauszuholen, genauso wie es schwierig ist, Änderungen in Ihrem Leben vorzunehmen, insbesondere wenn diese Änderung Sie dazu bringt, sich mehr anzustrengen.
Die folgenden 10 Produktivitätstipps können Ihnen dabei helfen, produktiver und effizienter zu werden.
1. Erstellen Sie überschaubare Aufgabenlisten.
Der Versuch, alles, was Sie tun müssen, im Kopf zu behalten, lenkt ab und kann laut einer Studie aus dem Jahr 2011 die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Sie alles erledigen.
Wenn Sie Ihre To-Do-Liste stattdessen im Voraus aufschreiben, können Sie Ihre Wochen und Tage besser organisieren und verhindern, dass Sie die Zeit vergessen und den Ball fallen lassen.
Außerdem ist es instinktiv befriedigend, Aufgaben zu erledigen und diese Kästchen abzuhaken.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre gesamte Bucket-Liste auf die To-Do-Liste für Dienstag setzen sollten.
Wie Lebens- und Karrierecoach Lisa Petsinis sagt:„Widerstehen Sie dem Drang, täglich eine riesige To-Do-Liste zu erstellen, da dies oft zu Frustration und Schuldgefühlen führt. Es ist lohnender, mit den wertvollsten Aktivitäten zu beginnen und dann einige „Bonus“-Aktivitäten hinzuzufügen, wenn Sie Zeit haben.“
2. Unterteilen Sie Ihren Tag.
Wenn Sie jeden Tag daran arbeiten, Ihre Ziele zu unterteilen, kann das, was wie ein Berg von Aufgaben aussieht, viel besser bewältigbar werden.
Die Zeit, die Sie damit verbringen, den Rest Ihres Tages effizienter zu gestalten, ist gut investierte Zeit und wird sich auf lange Sicht auszahlen.
Unterteilen Sie, was jeden Tag erledigt werden muss, und legen Sie fest, wann Sie was erledigen werden. Viele Menschen haben die Pomodoro-Technik verwendet, um sich auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren.
Diese Technik erfordert, dass Sie eine Aufgabe auswählen, die Sie erledigen müssen, und ihr 25 volle Minuten widmen. Nach Ablauf der 25 Minuten können Sie eine Pause einlegen und mit der nächsten Aufgabe fortfahren.
Diese Art des Zeitmanagements ist die richtige Mischung aus Anstrengung und Starrheit. Der Punkt ist, einen Ausgangspunkt für einen vollständigen und zuversichtlichen Plan zu haben, der ihn nicht unbedingt perfekt umsetzt.
3. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen und priorisieren Sie sie.
Hoffentlich hilft Ihnen das Erstellen und Aufteilen von Listen dabei, wichtige Aufgaben zu priorisieren. Sie können auch die Eisenhower-Matrix ausprobieren, eine Produktivitätstechnik, die Ihnen helfen soll, Aufgaben zu priorisieren, anstatt allen dieselbe Dringlichkeit zuzuweisen.
Der Eisenhower besteht aus vier Quadraten:
1. Dringende und wichtige Aufgaben, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen
2. Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben, die zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden müssen
3. Dringende Aufgaben, die Sie an andere delegieren können
4. Keine dringenden oder wichtigen Aufgaben, die Sie komplett von Ihrer To-do-Liste streichen können.
Ziel ist es, herauszufinden, was wann wirklich wichtig ist, und auf der Grundlage dieses Wissens zu handeln.
„Man hat den Eindruck, dass Multitasking produktiv macht, aber das Gegenteil ist der Fall“, erklärt Erfolgs- und Führungscoach Christine Hourd eine festgelegte Zeitspanne, führt zu einer erhöhten Produktivität. Dann fühlst du dich mit Hilfe etablierter Grenzen am Ende des Tages erfolgreicher.“
4. Identifizieren und nutzen Sie Ihre produktiven Stunden.
Jeder kennt das Konzept eines Nachtmenschen gegenüber einem Morgenmenschen.
Wir alle haben Stunden am Tag, in denen wir produktiver, wacher und konzentrierter sind als andere. Diese entscheidenden Stunden zu erkennen und sie optimal zu nutzen, wird jeden Tag einen großen Unterschied in Ihrer Gesamtproduktivität und Ihrem Energieniveau ausmachen.
5. Systematisieren Sie Ihren Tag.
Erstellen Sie Systeme, die für Sie funktionieren. Wenn Sie eine gewisse Zeit brauchen, um zum Beispiel frische Luft zu schnappen, dann planen Sie einen Spaziergang in Ihren Zeitplan ein. Machen Sie es sogar zu einem Kontrollkästchen auf Ihrer Liste!
Sie müssen Ihr Leben nicht nach einem Zeitplan im Stil eines Bootcamps führen, es ist unmöglich, die ganze Zeit über höchste Produktivität aufrechtzuerhalten, aber eine Art Struktur zu haben, um das Chaos Ihres Alltags zu organisieren, kann einen großen Unterschied machen .
Die Systeme müssen nicht perfekt funktionieren und sie werden nichts mühelos machen, aber Systeme bieten Konsistenz und Ausreden, um produktive Aufgaben zu erledigen.
Zum Beispiel, wenn mein System so ist, dass ich vor der heißesten Zeit des Tages um 14 Uhr rausgehen muss, um einen Spaziergang zu machen, aber ich muss auch eine meiner Aufgaben für die Arbeit erledigen, bevor ich meinen Spaziergang mache und die Kinder absetze in der Schule, dann beginne ich sofort mit der Planung und denke dabei an die Frist um 14 Uhr.
Auf diese Weise können Sie ein System mit Regeln und Belohnungen haben, das die Produktivität Ihres Tages fördert.
6. Machen Sie Pausen und belohnen Sie sich.
Scheuen Sie sich nicht, Pausen einzulegen, sondern halten Sie sich immer an den Plan. Sie können sich besser konzentrieren, wenn Sie vordefinierte Pausen und Belohnungen haben.
Eine Pause, deren geplantes Ende nicht in Sicht ist, ist eine Pause, die möglicherweise nie endet oder zumindest viel länger dauert, als sie sollte.
Nutzen Sie Pausen und Belohnungen proaktiv statt reaktiv. Dies könnte einige Tests und Gewöhnung erfordern, macht aber Pausen und Belohnungen zu einem Teil Ihres täglichen Systems.
Planen Sie nach dem morgendlichen Ansturm eine 20-minütige Pause ein und planen Sie dann genau, was Sie als Nächstes tun werden und wann Sie beginnen müssen, um für die nächste Pause im Zeitplan zu bleiben.
7. Pass auf dich auf.
Niemand arbeitet gerne müde. Es ist kaum eine bahnbrechende Idee, dass wir weniger produktiv werden, wenn wir müde sind, aber das hält uns nicht davon ab, unseren Schlafplan zu ruinieren und uns schlecht zu ernähren, im endlosen Streben nach mehr Zeit.
Eine Stunde energiegeladen und konzentriert zu arbeiten ist produktiv, zwei Stunden erschöpft zu arbeiten ist einfach miserabel.
8. Warte nicht auf Inspiration.
Warten Sie nicht darauf, inspiriert zu werden, um mit dem zu beginnen, was Sie tun möchten. Die Chancen stehen gut, wenn Sie jemals inspiriert werden, etwas zu tun, dann werden Sie inspiriert, indem Sie anfangen und es tun.
Zu warten, bis man inspiriert genug ist, etwas zu tun, führt nur zu Ablenkung und Zeitverschwendung.
Sie werden immer besser daran arbeiten, Dinge effizient und effektiv zu erledigen, als darauf zu warten, dass der richtige Zeitpunkt gekommen ist.
9. Aufgaben aufschlüsseln.
Nehmen Sie große Aufgaben an und unterteilen Sie sie in kleinere, überschaubarere Schritte.
Wenn Sie beispielsweise einen Bericht schreiben müssen, würden Sie nicht „meine 200-seitige Dissertation schreiben“ auf Ihre tägliche To-Do-Liste setzen. Stattdessen wird es an einem Tag "Dissertationsskizze" sein und am nächsten Tag "Forschung zur Gliederung hinzufügen".
Menschen sind ergebnisorientierte Kreaturen. Wenn Ihre Aufgabe also zu groß ist, werden Sie sie nie bewältigen, weil die Auszahlung so weit entfernt ist. Erstellen Sie kleine Ziele, die sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren, mit kleinen Belohnungen, damit Sie in die richtige Richtung gehen.
10. Einfach loslegen.
Dies ist schwierig, weil es viel einfacher ist, von einer Sache zu etwas anderem zu wechseln, als von nichts zu irgendetwas zu wechseln.
Dies ist jedoch auch der wichtigste Tipp von allen, denn sobald Sie anfangen, werden Sie herausfinden, was für Sie am besten funktioniert.
Eines der wenigen Dinge, die jede einzelne Aufgabe, ob groß oder klein, gemeinsam hat, ist, dass sich jemand irgendwann einfach hinsetzen und damit beginnen musste.
Dan O'Reilly ist ein Autor, der über Nachrichten, Politik und soziale Gerechtigkeit berichtet. Folgen Sie ihm auf Twitter.