Das Setzen von Prioritäten ist Ihr wichtigster Verbündeter bei der Bewältigung von Arbeitsstress, Angst und Leistungsschwäche.
Es ist leicht, von einer hohen Arbeitsbelastung überwältigt zu werden, und wenn Sie einmal ins Hintertreffen geraten, ist es ein harter Kampf, Ihren Rückstand wieder in den Griff zu bekommen. Nun, die Priorisierung allein wird nicht alle Ihre Leiden auf magische Weise heilen. Sie müssen immer noch die Arbeit hineinstecken. Was die Priorisierung bewirken wird, ist, Ihnen die richtige Einstellung, das richtige Selbstvertrauen und den richtigen Weg in die Zukunft zu geben, um jeden Tag so produktiv wie möglich zu gestalten.
Auf dem Papier ist es einfach, Prioritäten zu setzen:die dringendste Aufgabe übernehmen, die Aufgabe erledigen, wiederholen. Die Realität ist jedoch selten so einfach. Zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit abzuwägen, mehrere wichtige Fristen zu jonglieren, sich Zeit für tägliche Aufgaben zu nehmen und für Kollegen in Not verfügbar zu sein, gibt es selten einen eindeutigen Weg, um die anstehende Arbeit am besten anzugehen.
Werfen wir einen Blick darauf, was Sie dagegen tun können und wie Sie Aufgaben priorisieren, damit Sie Ihre Arbeitslast wie ein Profi verwalten können. Aber zuerst sind hier 3 Prinzipien, die alle Ihre Priorisierungsbemühungen untermauern sollten.
3 wichtige Priorisierungsprinzipien von Produktivitätsexperten
Akzeptieren Sie, dass Sie nicht alles können
Wenn Ihre To-Do-Liste wie eine CVS-Quittung aussieht, dann häufen Sie sich nur unnötigen Stress an. Jason Selk, ein Top-Performance-Coach in den USA, hebt hervor, dass einer der häufigsten Sätze, die er von Kunden hört, lautet:„Es gibt einfach zu viel zu tun, und es ist unmöglich für mich, alles zu erledigen“, worauf er antwortet:„Das ist genau richtig“.
Erwarte nicht das Unmögliche von dir. Einer der Hauptvorteile der Priorisierung ist ein aufgeräumter Headspace mit einer klaren Vorstellung von den anstehenden Aufgaben. Wenn die Menge an Aufgaben, die Sie sich täglich stellen, unüberschaubar ist, hilft das Setzen von Prioritäten nur dabei, Ihre Verzweiflung zu ordnen.
Weniger ist mehr
In ähnlicher Weise spricht David Allen, Autor von „Getting Things Done:The Art of Stress-Free Productivity“, darüber, Ihre To-Do-Liste auf maximal 5 Punkte zu kürzen. Längere Aufgabenlisten bedeuten nicht nur weniger Zeit für jede Aufgabe, sondern füllen Ihren Geist auch mit Ablenkungen, da Sie Ihren Fokus oft auf mehrere Aufgaben aufteilen müssen.
Bei Produktivität geht es um Effizienz, nicht um Quantität.
Finden Sie eine Methode, die funktioniert, und bleiben Sie dabei
Wenn die Dinge gut laufen, geben Sie Ihre Methode nicht auf. Matt Plummer, Produktivitätscoach und Zarvana-Gründer, sagt:„Der Hauptgrund, warum To-Do-Listen nicht erfolgreich sind, ist, dass die Leute sie nicht mehr verwenden“. Sobald Sie sich aus dem Loch eines unorganisierten Arbeitstages gegraben haben, ist es leicht, selbstgefällig zu werden und gleich wieder hineinzufallen, weil das Streichen von Dingen von Ihrer Liste schnell zur Routine wird und nicht die Dopaminfreisetzung erzeugt, die es früher getan hat.
Halte fest, was funktioniert.
Aber wir überholen uns. Zuerst müssen Sie herausfinden, was für Sie funktioniert. Lass uns das gleich machen.
7 Möglichkeiten, Aufgaben und Zeit für eine bessere Produktivität zu priorisieren
Es gibt keinen einzigen richtigen Weg, wie Sie Aufgaben priorisieren oder Ihre Arbeit angehen. Sie können tief eintauchen und jeden Tag eine halbe Stunde damit verbringen, Ihre Aufgaben und Prioritäten zu ordnen und neu zu ordnen, oder Sie können einfach eine einfache chronologische To-Do-Liste führen und beobachten, wie Ihre Produktivität steigt. Was für Sie funktioniert, hängt von der Art Ihrer Aufgaben, der Größe Ihres Arbeitspensums und Ihrer Art von Person ab.
Trotzdem bleibt die übergeordnete Struktur dieselbe – Aufgaben sammeln, priorisieren, erledigen. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf 7 Möglichkeiten, wie Sie sich bei jedem dieser Schritte auszeichnen können.
1. Listen Sie Ihre Aufgaben auf
Das Erstellen einer Liste all Ihrer Aufgaben kann ein sehr kathartischer Prozess sein, da Sie einen vollständigen Überblick darüber erhalten, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Seien Sie bei der Erstellung dieser Liste transparent mit sich selbst – stellen Sie sicher, dass Sie Dinge wie Meetings und alles andere, womit Sie den ganzen Tag über Zeit verbringen, wie z. B. anderen helfen und allgemeine Kommunikation, einbeziehen.
Sie muss so vollständig wie möglich sein. Wenn Sie bestimmte Aufgaben haben und genau wissen, wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird, müssen Sie die Aufgaben nur aufschreiben. Zusätzliche Arbeit ist jedoch von denen von Ihnen erforderlich, deren Aufgaben abstrakter sind, z. „Vertrieb verbessern“ und erfordern eine Aufteilung in kleinere Aufgaben, z.B. „Kontaktiere 10 Leads“, „Brainstorming mit dem Marketingteam“, „Überprüfe und analysiere den Fortschritt“.
Das Aufschlüsseln der Aufgaben ist unerlässlich, um eine umsetzbare Aufgabenliste zu erstellen, nach der Sie Ihren Tag organisieren können, was der springende Punkt bei To-Do-Listen ist.
2. 3 Methoden zur Prioritätensetzung
Wenn Sie Ihre Aufgabenliste zur Hand haben, kommt jetzt der Teil, mit dem die meisten von uns im Alltag zu kämpfen haben – das Zuweisen von Prioritäten. Sie können Ihrem Bauchgefühl folgen oder eine etablierte Methode anwenden – es ist wirklich Ihre Entscheidung, solange Sie den gewünschten Produktivitätsschub erzielen. Zögern Sie nicht, verschiedene Methoden auszuprobieren, um diejenige zu finden, die für Sie funktioniert.
Hier sind 3 Methoden zum Ausprobieren:
A. Die Eisenhower-Matrix
Eine vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight Eisenhower, entwickelte Produktivitätsmethode ist eine Priorisierungsmatrix, die dabei hilft, ein Gleichgewicht zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu finden, indem sie sie gegeneinander aufstellt. Zu oft werden wir durch vermeintlich dringende Aufgaben, die im Nachhinein warten könnten, von wichtigen Dingen abgelenkt. Eisenhowers Matrix hilft bei der Lösung dieses Problems.
Im Wesentlichen ordnen Sie alle Ihre Aufgaben einer von vier Kategorien zu:
- Dringend und wichtig – Ihre obersten Prioritäten, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen
- Dringend, aber nicht wichtig – an jemand anderen delegieren
- Wichtig, aber nicht dringend – zu erledigen, sobald die dringenden und wichtigen Aufgaben abgeschlossen sind
- Weder wichtig noch dringend – wenn möglich, erwägen Sie, diese Aufgaben zu löschen oder auf unbestimmte Zeit zu verschieben
Diese Methode kann helfen, das Gefühl der Dringlichkeit zu zerstreuen, das durch neue E-Mails entsteht, und Sie können sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Die sofortige Eingabe neuer Aufgaben in diese Matrix ist eine unglaubliche und objektive Art, mit eingehenden Aufgaben umzugehen.
B. Produktivität nach dem Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip besagt, dass bei vielen Ergebnissen etwa 80 % der Folgen von 20 % der Ursachen herrühren. Produktivitätsexperten haben eine ähnliche Beziehung zwischen Aufgabenauswirkung und Quantität festgestellt, nämlich dass 20 % der Dinge, die Sie tun, 80 % der Ergebnisse erzeugen.
Für die Workload-Priorisierung wird dann empfohlen, diese 20 % der Aufgaben zu identifizieren und ihnen einen Großteil der Zeit zu widmen und sie vor allem anderen in Angriff zu nehmen.
C. Vertrauen Sie Ihrem Bauch
Am Ende des Tages treffen viele dieser Methoden möglicherweise nicht auf Sie zu. Schließlich stehen Sie wahrscheinlich nicht vor der gleichen Verantwortung wie ein US-Präsident, und Sie können es sich auch nicht immer leisten, Ihre Aufgaben zu verwerfen oder zu delegieren. Während Methoden wie die oben genannten Ihnen helfen können, strukturierter über Ihre Aufgaben nachzudenken, müssen wir alle letztendlich die Balance finden, die für uns persönlich funktioniert.
Sie können dennoch die Produktivitätsvorteile nutzen, indem Sie Prioritäten auf Ihre eigene Weise setzen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Aufgaben gesammelt haben, können Sie sie einfach nach Ihrer wahrgenommenen Wichtigkeitsreihenfolge aufzählen. Zögern Sie auch nicht, sich an Ihren Vorgesetzten zu wenden, wenn Sie ein Mitarbeiter sind, der mit der Priorisierung zu kämpfen hat. Es liegt in der Verantwortung des Managers, den größtmöglichen Nutzen aus Ihnen für das Unternehmen zu ziehen. Wenn Sie also Aufgaben gemeinsam überprüfen, können Sie bestimmen, was Priorität hat und was nicht.
3. Reduzieren Sie die tägliche Aufgabenliste so weit wie möglich
Eine To-Do-Liste hat keinen Sinn, wenn sie nicht erledigt werden kann. Beschneide sie von Anfang an so viel wie möglich. Und das doppelt, wenn Sie sich tägliche Aufgaben stellen. Wenn mehr als 5 große Aufgaben auf Ihrem Teller liegen, werden Sie wahrscheinlich nicht in der Lage sein, jeder von ihnen die Aufmerksamkeit zu schenken, die sie verdient.
Und so paradox es auch klingen mag, die Beweise besagen, dass Sie weniger tun müssen, um produktiver zu sein. Wir verwenden zu viel Zeit und Energie auf anstrengende Arbeit und zu wenig auf Arbeit, die Ergebnisse bringt. Indem Sie die meiste Zeit auf wichtige Aufgaben delegieren, erreichen Sie mehr, auch wenn einige Aufgaben auf der Strecke bleiben.
4. Schaffen Sie Platz für Unterbrechungen und Pausen
Von Kollegen, die Hilfe benötigen, bis hin zu dringenden E-Mails – zufällige Aufgaben tauchen ständig auf und können Sie aus Ihrem Produktivitäts-Groove werfen. Wenn Sie für diese Dinge keine Zeit einplanen, wird Ihre To-Do-Liste nicht repräsentativ dafür sein, wie Ihr Tag aussieht. Kollegen abzublasen ist natürlich keine Option, planen Sie also Unterbrechungen ein.
Der beste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Produktivitätsmethode namens Zeitblockierung – Weisen Sie jedem Tag ein bestimmtes Zeitfenster zu, das dem Aufholen von E-Mails, der Unterstützung von Kollegen und anderen verschiedenen Arbeitsprioritäten gewidmet ist.
Vergessen Sie außerdem bei der Gestaltung Ihres Tagesablaufs nicht die Pausen. Wie bereits erwähnt, geht es bei Produktivität um Effizienz, nicht um Quantität, und regelmäßige Pausen helfen Ihnen, mit Höchstleistung zu arbeiten.
Erwarten Sie also, dass Sie zwischen der Unterstützung anderer und den Pausen nicht mehr als 6 Stunden pro Tag für Ihre eigenen Aufgaben haben, und Sie müssen Ihre Arbeitsbelastung entsprechend priorisieren.
5. Iss den Frosch
Selbst wenn Sie eine realistische tägliche To-Do-Liste vor sich haben, müssen Sie sich entscheiden, wie Sie Prioritäten für den Tag selbst setzen, es sei denn, Sie haben klare Fristen. Es ist in Ordnung, einfach Aufgabe für Aufgabe vorzugehen, aber viele Produktivitätsexperten bevorzugen die „Friss den Frosch“-Methode zur Priorisierung von Aufgaben.
Kurz gesagt, die Idee ist, dass Ihr Tag nicht viel schlechter werden kann, wenn Sie morgens als erstes einen Frosch essen. Angewandt auf die Produktivität bedeutet die Idee, die einschüchterndste oder anspruchsvollste Aufgabe so schnell wie möglich zu erledigen, um sicherzustellen, dass der Rest Ihres Arbeitstages so sorgenfrei wie möglich verläuft. Auf diese Weise haben Sie, egal wie der Rest Ihres Tages verläuft, ein wichtiges Ziel erreicht und etwas Produktives getan.
6. Entdecken Sie Ihre Produktivitätsmuster und passen Sie sie an
Für diejenigen unter Ihnen, die wirklich die volle Kontrolle über Ihren Tag übernehmen möchten, ist vielleicht ein wissenschaftlicherer Ansatz angebracht, als nur den Frosch zu essen. Sie können Tools wie DeskTime verwenden, um automatisch zu verfolgen, wie produktiv Sie den ganzen Tag über sind. Dies kann Ihnen helfen, Produktivitätsspitzen und -einbrüche zu erkennen und Ihren Tag entsprechend zu planen.
Wenn Sie beispielsweise zwischen 9 und 11 Uhr am produktivsten sind, planen Sie Ihre anspruchsvollsten Aufgaben für diese Stunden. Wenn Sie andererseits nach dem Mittagessen einen Produktivitätsabfall haben, füllen Sie diese Stunden mit Besprechungen und anderen weniger wichtigen Aufgaben.
Das Verständnis Ihres eigenen „Leistungsplans“ ist der Schlüssel, um das Beste aus Ihrem Tag herauszuholen, also schauen Sie sich DeskTime an und probieren Sie es kostenlos aus.
7. Protokollieren Sie Ihre Fortschritte und passen Sie Ihren Zeitplan an
Last, but not least, erwarten Sie nicht, den Nagel sofort auf den Kopf zu treffen. Am Anfang könnte Ihre To-Do-Liste zu lang werden und es ist einfach, die Liste zu verwerfen, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie sie nie abschließen werden. Daher müssen Sie Ihre Planungs- und Aufgabenpriorisierungsfähigkeiten ständig anpassen und verbessern.
Indem Sie Ihren Fortschritt verfolgen, erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, wie viel Sie im Laufe des Tages erreichen, und dies kann Ihnen helfen, für die Zukunft zu planen. Es ist diese iterative Verbesserung, die Ihnen hilft, To-Do-Listen zu erstellen, die tatsächlich funktionieren und jegliche Arbeitsangst oder Stress im Zusammenhang mit Aufgabenmanagement und persönlicher Leistung zerstreuen.
Schlussfolgerung
Wie bereits erwähnt, wird das Setzen von Prioritäten nicht alles auf magische Weise reparieren. Es wird Sie jedoch mit der Denkweise und dem Selbstvertrauen ausstatten, die Sie benötigen, um das Beste aus Ihrem Tag zu machen, ohne sich Gedanken über verlorene Zeit, unklare Aufgaben und das Ertrinken in Ihrem Rückstand machen zu müssen.
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