Haben Sie schon einmal von einer produktivitätssteigernden Methode namens Zeitblockierung gehört? Ja oder nein – hier ist der ultimative Leitfaden für alles, was Sie darüber wissen müssen, um so produktiv wie möglich zu sein!
Es dauert etwa 23 Minuten, bis man nach einer Ablenkung wieder an eine Aufgabe herankommt. Denken Sie jetzt an all die Zeiten, in denen Sie während Ihres Arbeitstages abgelenkt waren. Multiplizieren Sie das mit 23, und da haben Sie es – all diese kostbaren Stunden, verschwendet.
Angesichts des ständigen Durcheinanders von Benachrichtigungen, E-Mails und Textnachrichten ist es kein Wunder, dass es heutzutage so schwierig ist, eine hohe Produktivität aufrechtzuerhalten. Wenn Sie eine endlose Liste mit Dingen zu erledigen haben, aber scheinbar nicht genug Zeit. Es ist eine häufige Notlage, aber es gibt ein ultimatives Allheilmittel – Zeitblockierung.
Was ist Zeitblockierung?
Zeitblockierung ist ein Zeitmanagement-Planungsformat die Zeitblöcke für bestimmte Aktivitäten vorsieht. Wenn Sie Ihren Tag in bestimmte Abschnitte unterteilen, können Sie die Produktivität steigern und Dinge schneller erledigen. Indem Sie in Sprints arbeiten, arbeiten Sie an einer Art von Arbeit, anstatt alles auf einmal.
Sie beginnen jeden Tag mit einem festen Zeitplan und arbeiten daran, ihn zu erfüllen. Zum Beispiel:„Ich arbeite von 8.00 bis 12.00 Uhr an X, Y, von 12.00 bis 14.00 Uhr arbeite ich an Z. Was übrig bleibt, wird am Ende des Tages erledigt.“
Solche klaren Ziele helfen Ihnen, Ihre Bemühungen und Aufmerksamkeit zu fokussieren, um sicherzustellen, dass Sie mit minimalen Ablenkungen produktiv arbeiten.
Bedeutung der Zeitblockierung
Zeitblockierung hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten. Indem Sie Teile Ihres Tages einer bestimmten Art von Arbeit zuweisen können, können Sie ein hohes Arbeitspensum problemlos bewältigen. Das bedeutet, besser organisiert zu sein, weniger Aufgaben zu vergessen und die für den Tag anstehenden Aufgaben leichter zu überblicken.
Qualitativ hochwertige Arbeit basiert auf zwei Faktoren:dem Zeitaufwand und die Fokusebene gepflegt. Eine Studie zeigt, dass "der durchschnittliche Wissensarbeiter alle drei Minuten die Aufgabe wechselt und ein Mitarbeiter, sobald er abgelenkt ist, fast eine halbe Stunde braucht, um die ursprüngliche Aufgabe wieder aufzunehmen" . Jedes Mal, wenn Sie versuchen, Multitasking durchzuführen, verlieren Sie Zeit.
Zeitblockierung ist eine Art Gegenteil von Multitasking . Und kein Multitasking bedeutet nicht, dass Sie produktiv sind. Ganz im Gegenteil – laut einer Studie reduziert Multitasking die Produktivität um 40 %. Bei richtiger Implementierung ermöglicht Ihnen die Zeitblockierung, die Produktivität zu steigern, indem Sie sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.
Es ist wichtig, sich realistische Zeitblöcke einzurichten (damit man sich auch nicht zu sehr unter Druck setzt) und gleichzeitig sein Arbeitspensum gesund zu halten. Am Anfang musst du auch nicht den ganzen Tag blocken, sondern nur die wichtigsten Teile.
Zum Beispiel , wenn Sie ein Morgenmensch sind, können Sie sich zwischen 9:00 und 14:00 Uhr den wichtigsten Aufgaben widmen. Und obwohl Sie nicht vollständig aus dem Raster fallen können, können Sie dennoch einige Zeitmanagementtechniken anwenden, um Ihre Konzentration zu verbessern.
Arten der Zeitsperre
| Variante | Beispiel |
| Zeitsperre | „Ich werde jeden Tag von 9:00 bis 11:00 Uhr daran arbeiten, E-Mails zu beantworten“ |
| Aufgabenstapelung | „Ich werde um 12 Uhr eine Gliederung für den Vorschlag schreiben“ |
| Tagesthemen | „Ich werde mich am Montag auf die Inhaltsrecherche konzentrieren. Die Dienstage werden mit Grafikdesign verbracht. Am Mittwoch geht es um die Inhaltsplanung.“ |
| Zeitboxen | „Ich werde die Zeit von 15:00 bis 17:00 ausschließlich für die Interaktion mit dem Publikum der sozialen Medien reservieren“ |
Lassen Sie uns diese im Detail besprechen!
#1 Task-Batching
Task-Batching ist, wenn Sie ähnliche Aufgaben zusammenfassen, um sie alle auf einmal zu erledigen, anstatt sie sporadisch über den Tag verteilt zu erledigen.
Egal, ob Sie auf E-Mails antworten oder Inhalte für soziale Medien erstellen, Sie können den Betrag, den Sie für diese Aktivitäten ausgeben, begrenzen und ein Hin- und Herwechseln vermeiden. Es hilft, einen konzentrierteren Arbeitsablauf zu schaffen, gleichzeitig Ablenkungen zu minimieren und die Konzentration zu steigern.
Laut Jacqueline Leo, einer Zeitschriftenredakteurin:„Ein Blick auf eine E-Mail kann Ihnen 15 Minuten Konzentration rauben. Ein Anruf auf Ihrem Handy, ein Tweet, eine Sofortnachricht kann Ihren Zeitplan zerstören und Sie dazu zwingen, Besprechungen zu verschieben oder wirklich wichtige Dinge zu versäumen.“
Wow, oder? Wer hätte gedacht, dass eine so kleine Ablenkung wie eine Textbenachrichtigung Ihre tägliche Produktivität und Ihren Fortschritt so beeinträchtigen würde. Task-Batching hilft Ihnen, diese Probleme zu überwinden, indem es eine Struktur um Ihren Arbeitsablauf herum schafft, und Sie können sich ohne häufige Unterbrechungen auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren.
Hier sind einige Aufgaben, die Sie stapeln können:
- E-Mail schreiben
- Verwaltung sozialer Medien
- Vorbereitung einer Präsentation
- Codierung
- Schreiben
- Grafikdesign
- Planung und mehr.
#2 Tagesthemen
Auf der Suche nach mehr Produktivität sind Sie vielleicht auf einen bestimmten Ausdruck gestoßen, der als „Day-Theming“ bezeichnet wird. Lass es mich erklären.
Tagesthemen können als erweiterte Version der Aufgabenstapelung angesehen werden.
Unterhaltsame Tatsache: Elon Musk ist ein Befürworter dieser Zeitblockierungsmethode. Er hat seine Arbeitstage wie folgt eingeteilt:
| Montag, Dienstag | LeertasteX |
| Mittwoch, Donnerstag | Tesla |
| Freitag | LeertasteX |
Auf diese Weise kann er sich bei Bedarf auf jedes der Unternehmen konzentrieren. Es gibt auch kein Hin und Her. Die Praxis des Day Theming besteht darin, ähnliche Aufgaben für einen Tag zusammenzufassen und an jeder von ihnen engagiert zu arbeiten.
Wenn Sie CEO eines kleinen Start-ups sind, können Sie Ihre Woche wie folgt gestalten:
| Wochentag | Aufgabe |
| Montag | Kundensupport |
| Dienstag | Verkäufe |
| Mittwoch | Vermarktung eines Startup-Produkts |
| Donnerstag | Produktentwicklung, Forschung |
| Freitag | Back-End-Entwicklung |
Der Vorteil? Verschaffen Sie sich geistige Klarheit darüber, woran Sie arbeiten müssen, um einen zuverlässigen Arbeitsablauf zu schaffen.
#3 Zeitboxen
Viele mögen Timeboxing mit Timeblocking verwechseln, aber es gibt einen wesentlichen Unterschied.
Bei der Zeitblockierung können Sie Zeitblöcke reservieren, um Ihre Aufmerksamkeit auf bestimmte Aufgaben zu richten. Zum Beispiel:„Ich werde mir von 22 bis 12 Uhr Zeit zum Blog-Schreiben nehmen.“ Beim Timeboxing begrenzen Sie jedoch die Zeit, die Sie für die Aufgaben aufwenden.
Es ist so, als würde man sich selbst eine Frist setzen. Beispiel:„Ich werde diesen Blog in 5 Stunden fertigstellen.“
Diese „Zeitbox“ soll Ihren Arbeitsprozess beschleunigen und Sie zu effizientem Arbeiten anregen. Das heißt – in kürzerer Zeit mehr erledigen. Die Recherche und Suche nach den besten Kalender-Apps, die für Sie funktionieren, kann hier von großem Nutzen sein.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Effektivität jeder Produktivitätsmethode – Task-Batching, Timeboxing oder Day-Theming – für jeden Einzelnen unterschiedlich ist. Was bei einer Person funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht bei der anderen.
Pst! In diesem Video wird erklärt, was Timeboxing ist und wie diese Zeitblockierungsmethode Ihre Produktivität steigern kann:
How to Time Blocking – 4 Schritte zum erfolgreichen Time Blocking
Nun, da wir wissen, was Zeitblockierung ist und warum sie so effizient ist, schauen wir uns an, wie man tatsächlich Zeitblockierung durchführt.
Schritt 1:Identifizieren Sie Ihre Aufgaben
- Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie in einer bestimmten Woche bearbeiten müssen.
- Gruppieren Sie die Aufgaben basierend auf ihrer Wiederholungshäufigkeit, umfangreichen Recherche oder Priorität.
- Überdenken Sie Ihre Aufgaben um Ihre Woche für maximale Produktivität zu strukturieren.
- Planen Sie Ihre Aktivitäten basierend darauf, wie die Dinge in Ihrem Büro sind.
Wenn Sie zum Beispiel wöchentliche Nachholtreffen am Montag haben, berücksichtigen Sie diese.
Wählen Sie Priorisierung als Ihre tägliche Aktivität. Roadmaps helfen sehr beim Priorisierungsprozess, indem sie alle notwendigen Daten zur Verwaltung Ihrer täglichen Aufgaben bereitstellen, einschließlich Meilensteine, verantwortliche Teams oder Personen (wenn Sie in einem Team arbeiten), Initiativen und natürlich den Fortschritt.
Schritt 2:Schätzen Sie die Zeit, die Sie benötigen werden, um die Aufgaben zu erledigen
Jetzt können Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie für die Ausführung Ihrer Aufgaben benötigen. Dies muss nicht sehr spezifisch sein – Sie können nur eine grobe Schätzung hinzufügen.
Es ist wichtig, nicht zu optimistisch zu sein über die Anzahl der Stunden, die eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Im schlimmsten Fall überfordern Sie sich selbst, was zu hohem Stress und sogar zum Burnout führen kann.
Experten sagen, dass Sie sich mindestens das Doppelte oder Dreifache der Zeit geben sollten, die Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen. Also, machen Sie weiter und überschätzen Sie !
Das Ziel der Zeitblockierung besteht darin, Sie produktiver zu machen, indem Sie die Kontrolle über Ihre Aufgaben behalten. Es soll Sie sicherlich nicht überwältigen mit allem was ansteht. Versuchen Sie also, die Dinge langsam und stetig anzugehen.
Schritt 3:Flexibel bleiben
Lassen Sie Zeit für unerwartete Aufgaben, die auftauchen können. Vielleicht plant Ihr CEO an einem zufälligen Arbeitstag ein wichtiges Meeting oder Sie kommen zu spät ins Büro.
Es ist einfach das Leben, oder?
Planen Sie Ihre Mittagspausen ein und zwingen Sie sich, diese zu nehmen, egal wie viel Arbeit ansteht. Denken Sie daran, auch andere wissen zu lassen, woran Sie arbeiten. Teilen Sie ihnen mit, in welchen Zeitblöcken Sie für ein Meeting zur Verfügung stehen und wann sie Sie nicht stören dürfen.
Außerdem wird empfohlen, ein "Ritual zum Herunterfahren" zu haben am Ende des Arbeitstages. Schreibe Dinge auf, an denen du morgen arbeiten musst. Dies wird Ihnen helfen, sich zu entspannen, anstatt sich nachts darüber Gedanken zu machen. Schreiben Sie Ihre Gedanken auf, was Sie erreicht haben – es hilft, Ihr Gehirn zu entlasten.
Schritt 4:Überprüfen und verbessern
Die Einrichtung eines Zeitblockierungsplans, der perfekt für Sie funktioniert, wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie können Ihre Woche Revue passieren lassen, um zu sehen, wie sie gelaufen ist:Welche Aufgaben haben mehr Zeit in Anspruch genommen und welche waren einfach zu erledigen? Dadurch können Sie Ihre Arbeitswoche im nächsten Sprint besser planen.
Lassen Sie Ihren Zeitblockierungsprozess sich mit den sich ändernden Bedürfnissen oder verschiedenen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen werden, weiterentwickeln. Im Laufe der Zeit werden Sie ein Muster finden, das für Sie am besten funktioniert.
Sehen Sie, was funktioniert, was nicht – verfolgen, überprüfen und verbessern.
Beste Zeit zum Blockieren von Apps und Tools
Wenn Sie kein fotografisches Gedächtnis haben, benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie Ihre Aufgaben notieren und Aktivitäten für die kommende Arbeitswoche planen können.
Welches System am besten funktioniert, ist für jede individuelle Persönlichkeit unterschiedlich. Sie müssen nur herausfinden, was speziell für Sie am besten funktioniert. Haftnotizen, ein Zeitblocker, ein Bullet Journal, eine Content-Workflow-Management-Software, eine Projektmanagement-Plattform oder eine Zeiterfassungssoftware – die Zukunft der Produktivität liegt in Ihren Händen.
Wenn Sie die Kraft der Technologie nutzen möchten, um Ihre Arbeitswoche besser zu planen, hier sind einige Vorschläge für Tools, die Sie als Zeitblocker-Apps verwenden können :
- DeskTime um Ihre Zeit automatisch zu verfolgen und Ihren Team-Workflow zu verwalten.
- Planen zum Organisieren Ihrer Aufgaben und Projekte und zum Planen von Zeitblöcken in Ihrem Kalender.
- HourStack zur Überwachung der tatsächlichen vs. geschätzten Zeit, die für Ihre Aufgaben aufgewendet wird.
- Planyway um Ihre Zeit zu verwalten, wenn Sie ein begeisterter Trello-Benutzer sind.
- SkedPal – eine Kalender-App, die Ihre Besprechungen plant und einen intelligenten Zeitplan basierend auf einem erstaunlichen Algorithmus erstellt.
Schlussfolgerung
Zeitblockierung ist vielleicht nicht jedermanns Sache, aber es ist ein Produktivitätssystem, das für viele Wunder wirkt. Wie auch immer, es schadet nicht, es auszuprobieren und zu analysieren, wie es läuft. Wer weiß – vielleicht steigern Sie am Ende Ihre Produktivität und minimieren die Ablenkungen, die Ihre Konzentration auffressen. Warum steigern Sie nicht Ihre Produktivität und Effizienz?
Über den Autor: Mariya Koracheva ist eine SEO-Beraterin, die es liebt, aufmerksamkeitsstarke Inhalte zu schreiben. Wenn sie nicht schreibt, spielt sie Gitarre.