Da so viele Menschen dank der Pandemie immer noch von zu Hause aus arbeiten, werden Videokonferenzen wahrscheinlich noch eine Weile bleiben. Und obwohl Sie und Ihre Kollegen inzwischen Experten im Stummschalten und Aufheben der Stummschaltung sind, stehen die Chancen gut, dass Sie immer noch auf Gesichter stoßen, die von Schatten oder ablenkenden Hintergründen verdeckt werden. Und heben Sie die Hand, wenn Sie an einem Remote-Meeting teilgenommen haben, bei dem es schwierig war, auf Kurs zu bleiben, oder Sie das Gefühl hatten, ständig jemanden zu unterbrechen. (Wir auch.)
Trotz dieser Herausforderungen können Videokonferenzen durchgeführt werden produktiv sein. Hier teilen einige Experten einige Tipps und Tricks, von der Festlegung einer Agenda im Voraus bis zur richtigen Positionierung Ihrer Kamera.
1. Teilen Sie eine Meeting-Agenda
Wenn Sie das Meeting leiten, ist es wichtig, eine klare Tagesordnung festzulegen und sie im Voraus an die Teilnehmer zu senden, damit sie wissen, was sie erwartet, sagt Ximena Vengoechea, eine Benutzerforscherin, Illustratorin, Autorin und Autorin, die sich mit Themen wie Produktivität, Technologie und Arbeitsbeziehungen. Es wird auch jedem helfen, vor dem Meeting in die richtige Stimmung zu kommen.
„Wir nehmen jeden Tag so viele Kontextwechsel vor, besonders jetzt, wo virtuelle Meetings hintereinander geplant werden können, dass es leicht sein kann, aufzutauchen, ohne zu wissen, wofür Sie da sind“, sagt sie.
Wenn Sie eine Präsentation halten, sollten Sie auch erwägen, Dokumente oder Folien im Voraus zu teilen, falls Sie technische Schwierigkeiten haben, sagt Cynthia Spraggs, Autorin und CEO von Virtira, einem Unternehmen, das sich darauf konzentriert, Remote-Teams dabei zu helfen, effizienter zu arbeiten.
Das Meeting nicht leiten? Scheuen Sie sich nicht, diese Tipps dem Verantwortlichen vorzuschlagen.
2. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
Wenn Sie während eines Meetings die Verbindung verlieren, verpassen Sie normalerweise eine wichtige Diskussion. Noch schlimmer ist es, wenn Sie derjenige sind, der eine Präsentation hält.
Um dies zu verhindern, empfiehlt Vengoechea, einen Geschwindigkeitstest durchzuführen – insbesondere, um Ihre Upload-Geschwindigkeit zu überprüfen. „Obwohl Download-Geschwindigkeiten normalerweise von Internetanbietern beworben werden, ist Ihre Upload-Geschwindigkeit das, was bei Videoanrufen wirklich zählt“, sagt sie. „Es bestimmt, wie schnell Sie Ihren ‚Inhalt‘, in diesem Fall Ihr Video und Audio, an andere senden können.“
Wenn Sie Probleme haben, in Verbindung zu bleiben, versuchen Sie, näher an Ihren Router zu gehen oder ihn sogar fest mit Ihrem Computer zu verkabeln, sagt Larry Becker, Videoproduktionscoach und Autor des Buches Great On Camera. Und beenden Sie Programme, die Sie nicht verwenden – einschließlich aller zusätzlichen Registerkarten.
Wählen Sie den richtigen Hintergrund
Auch wenn Sie kein Heimbüro mit einem perfekt kuratierten Bücherregal haben, gibt es viele einfache Möglichkeiten, vor der Kamera professionell auszusehen. Halten Sie zunächst Ihren Hintergrund einfach. Eine einfache Wand könnte scheinen langweilig, aber sie beseitigen Ablenkungen. „Du sprichst vielleicht in die Kamera und denkst, du hast die Aufmerksamkeit der Leute, aber sie schauen nur hinter dir auf deine Sachen“, sagt Becker.
Spraggs sagt, Sie sollten es vermeiden, irgendwo mit einer Tür zu sitzen, die hinter Ihnen auftaucht, insbesondere wenn Sie zu Hause mit Mitbewohnern, einem Ehepartner oder Kindern arbeiten, die jederzeit eintreten könnten. „Wenn Sie die Tür nicht verstecken können, ziehen Sie in Betracht, sie abzuschließen oder ein Schild anzubringen, wenn Sie ein Meeting im Gange haben“, sagt sie.
Während Sie Ihren Raum einrichten, empfiehlt Spraggs, einen Screenshot von sich selbst vor der Kamera zu machen, um zu überprüfen, was die Leute in Ihrem Hintergrund sehen können. Wenn Sie etwas Ablenkendes bemerken, werden es Ihre Kollegen wahrscheinlich auch sehen. „Ich hatte ein Meeting, bei dem jemand zwei schöne Teller hinter sich hatte, aber seinen Kopf in der Mitte hatte und dadurch wie Micky Maus aussah – und das war alles, was ich über das ganze Meeting denken konnte“, sagt sie.
Und was auch immer Sie tun, verwenden Sie keinen virtuellen Hintergrund – es sei denn, Ihre Unternehmenskultur fördert dies. „Sie können unprofessionell aussehen und dein Gesicht verschwindet oft, wenn du dich im Rahmen bewegst“, sagt Beckers. Wenn Ihr Job viele virtuelle Meetings erfordert, schlägt er stattdessen vor, in einen Pop-up-Hintergrund zu investieren.
4. Positionieren Sie die Kamera auf Augenhöhe
Augenkontakt ist in jedem Gespräch unerlässlich, aber in einem virtuellen Meeting muss man sich tatsächlich von der natürlichen Tendenz lösen, die Menschen, mit denen man spricht, anzusehen. Deshalb ist es wichtig, die Kamera während des Sprechens auf Augenhöhe zu halten und ab und zu hineinzuschauen.
Vengoechea empfiehlt, neben Ihrer Webcam eine Haftnotiz anzubringen, um sich daran zu erinnern, in diese Richtung zu schauen. Und wenn Sie Notizen haben, auf die Sie während eines Meetings verweisen müssen, schlägt Becker vor, sie ganz nach oben auf dem Bildschirm zu verschieben, damit Sie sie lesen und gleichzeitig mit Ihrem Publikum in Verbindung bleiben können.
5. Beleuchten Sie Ihr Gesicht gut
Wenn Ihr Gesicht von Schatten bedeckt ist oder geblendet wird, kann es für andere schwierig sein, sich auf dem Bildschirm wirklich mit Ihnen zu verbinden. Eine einfache Lösung besteht darin, eine Lampe auf beiden Seiten Ihrer Kamera zu platzieren. Für ein professionelleres Setup schlägt Becker vor, ein paar Klemmleuchten mit LED-Lampen hinzuzufügen, die von jeder Seite auf Sie zeigen. „Es beleuchtet Ihr Gesicht gleichmäßig, sodass Sie keine harten Schatten in Ihren Augenhöhlen oder auf beiden Seiten Ihres Gesichts haben“, sagt er.
Wenn Sie sich für virtuelle Meetings auf natürliches Licht verlassen, versuchen Sie, Ihre Lichtquelle vor sich und Ihrem Computer zu positionieren. Dadurch wird die Blendung reduziert und verhindert, dass Ihre Kollegen das Gefühl haben, Sie würden aus dem Schatten heraus mit ihnen sprechen.
6. Profitieren Sie von Tools und Funktionen
Über das Videokonferenzprogramm Ihres Unternehmens haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Tools, mit denen Meetings produktiver gestaltet werden können. Beispielsweise hilft die „Hand heben“-Funktion den Teilnehmern zu signalisieren, dass sie etwas zu sagen haben, und Breakout-Räume können Teams beim Brainstorming oder bei der Zusammenarbeit in kleineren Gruppen unterstützen. Die Chat-Funktion ist auch hilfreich für Menschen, die Schwierigkeiten haben, auf der Stelle zu denken, oder für Introvertierte, die eher zögern, sich zu äußern.
Der Bonus dieser Kommunikationstools besteht darin, dass sie auch dazu beitragen können, dass die Stimme aller gehört wird. „Die Alternative ist Stille, peinliche Pausen und Übersprechen“, sagt Vengoechea.
Und um zu vermeiden, dass ein Meeting aus der Bahn geworfen wird, weil Sie nicht sicher sind, wie man ein Tool verwendet, empfiehlt Spraggs, es im Voraus zu testen.
7. Bleiben Sie engagiert, auch wenn Sie nicht sprechen
Es ist leicht, sich von anderen Dingen ablenken zu lassen, wenn Sie kein virtuelles Meeting präsentieren oder leiten, egal ob Sie Ihr Slack überprüfen oder auf eine E-Mail antworten. Aber die Leute können sagen, wann Sie abschalten und Multitasking betreiben, sagt Vengoechea.
„Nur weil ein Bildschirm uns teilt, heißt das nicht, dass die Leute nicht erkennen können, dass wir mit unseren Gedanken woanders sind“, sagt sie. "Denken Sie daran, wenn Sie sich persönlich nicht so verhalten würden, ist es am besten, diesen Gewohnheiten auch nicht virtuell nachzugeben."
Beseitigen Sie Ablenkungen, damit Sie sich konzentrieren und Ihren Kollegen Ihre volle Aufmerksamkeit schenken können. Legen Sie zum Beispiel Ihr Telefon beiseite, blockieren Sie Benachrichtigungen oder schnappen Sie sich Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, sagt Vengoechea.
8. Führen Sie Aufzeichnungen über Ihre Meetings
Ein weiterer häufiger Fehler, den Spraggs in virtuellen Meetings häufig sieht, ist das Vergessen, den Anruf aufzuzeichnen oder Protokoll zu führen. Durch eine Aufzeichnung – ob als Audio, Video oder Notizen – vermeiden Sie Verwirrung darüber, was passiert ist, und die nächsten Schritte. Außerdem können sich Personen, die nicht teilnehmen konnten, auf den neuesten Stand bringen. „Was Sie nicht wollen, ist ein ‚er sagte, sie sagte‘-Streit darüber, wer was zugestimmt hat“, sagt sie.
Sie können Meetings über Plattformen wie Skype oder Zoom aufzeichnen und die Aufzeichnung dann per E-Mail an die Teilnehmer senden. Und bitten Sie zu Beginn jedes Meetings einen Freiwilligen, sich Notizen zu machen. Danach können sie sie mit Kollegen teilen, sodass alle auf derselben Seite sind.
9. Seien Sie vor der Kamera
Wenn Sie Ihr Gesicht zeigen, signalisieren Sie, dass Sie in das Geschehen während des Meetings involviert sind. „Wenn du nicht vor der Kamera stehst, ist es, als wären deine Arme verschränkt, deine Füße auf dem Tisch und du hörst nur zu, was alle anderen sagen“, sagt er.
Allerdings wird es Situationen geben, in denen Sie oder ein Kollege sich nicht wohl dabei fühlen, vor der Kamera zu stehen. Wenn Sie also ein Meeting leiten, machen Sie deutlich, ob Sie alle Gesichter sehen müssen. Wenn es sich beispielsweise um eine Präsentation handelt, bei der die meisten Teilnehmer ohnehin stummgeschaltet sind (im Gegensatz zu einer Diskussion, die eine aktive Teilnahme erfordert), machen Sie dies optional.
Und wenn Sie vorhaben, nicht vor der Kamera zu stehen, fügen Sie Ihrem Videokonferenzplattform-Konto am besten ein Porträt hinzu, damit andere ein Foto von Ihnen sehen und nicht ein Quadrat mit Ihrem Namen.
