Von der Identifizierung Ihrer Hauptablenkungen bis hin zur Durchführung von Produktivitätsexperimenten – dieser Artikel erklärt, wie Sie Ihre Zeiterfassungssoftware nutzen können, um eine produktivere Person zu werden.
Diese Ansätze funktionieren wirklich (wir haben sie getestet!) und was noch besser ist:
Sie arbeiten für alle.
Aber wohlgemerkt:
Dies ist kein allgemeingültiger Ratschlag, sondern eher Tipps, die Sie ermutigen, individuell zu beurteilen, was für Sie am besten funktioniert. Möglicherweise arbeiten Sie in einem großen Unternehmensbüro oder sind freiberuflich von zu Hause aus tätig.
In jedem Fall können Sie diesen Produktivitätsvorschlägen folgen und dabei Spaß haben.
Ansatz Nr. 1:Identifizieren Sie Ihre Spitzenproduktivitätsstunden …
… und beschütze sie, als würde dein Leben davon abhängen.
Natürlich variiert unsere Produktivität im Laufe des Tages. Bei einigen von uns ist die Konzentration am Morgen stärker, während andere berichten, dass sie sich am Nachmittag produktiver fühlen.
Im Internet finden Sie zahlreiche Ratschläge, wie Sie besser und intelligenter arbeiten können. Jeder von uns ist jedoch einzigartig und was für andere funktioniert, ist möglicherweise nicht die beste Lösung für Sie. Wenn Sie also nach Möglichkeiten suchen, IHR Zeitmanagement zu verbessern, müssen Sie zunächst feststellen, welche Stunden IHRE Spitzenproduktivität sind.
Wie DeskTime helfen kann :
Gehen Sie zu Ihrem DeskTime-Konto und öffnen Sie Ihre Produktivitätsleiste für einen bestimmten Tag, eine bestimmte Woche oder einen bestimmten Monat. Untersuchen Sie, welche Stunden oder Teile des Tages Produktivitätsspitzen aufweisen und welche weniger produktiv zu sein scheinen.
Sobald Sie die produktivsten Teile Ihres Tages bestimmt haben, planen Sie diese ausschließlich für intensive Arbeit ein. Das Annehmen von Anrufen, das Planen von Besprechungen und das Ausführen kleinerer Aufgaben können auf diese Zeit mit weniger aktiver Aufmerksamkeit warten.
Diese Grafik zeigt, dass die produktivsten Stunden dieser Person nach dem Mittagessen beginnen. Deshalb sollten sie diese kostbaren Konzentrationsstunden hüten und lieber E-Mails beantworten, Meetings planen und morgens telefonieren.
Ansatz Nr. 2:Verwenden Sie Pausenerinnerungen
Sie haben vielleicht schon gehört, dass regelmäßige Pausen für Ihr Wohlbefinden und Ihre Produktivität unerlässlich sind. Aber wie häufig ist „regelmäßig“? Und wie macht man das Abgewöhnen zur Gewohnheit?
Darauf haben wir eine datengestützte Antwort.
Vor einiger Zeit haben wir ein Experiment durchgeführt und herausgefunden, dass die produktivsten Menschen etwas gemeinsam hatten – sie machten häufig und ziemlich lange Pausen.
Genau genommen arbeiteten sie durchschnittlich 52 Minuten und machten 17 Minuten Pause.
Die Hauptidee hinter diesem Work-Break-Verhältnis ist, dass Sie Ihrem Gehirn zwischen intensiven Arbeitssprints ausreichend Zeit geben müssen, sich zu entspannen und neu zu kalibrieren. Der beste Weg, um Ihre mentalen Batterien wieder aufzuladen, ist, während der Pause körperlich aufzustehen und Ihren Computer zu verlassen.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich zu einer Pause zu zwingen, könnten diese kreativen Taktiken helfen. Eine der einfachsten (und effektivsten) Methoden, um Arbeitspausen einzulegen, ist das Festlegen einer Erinnerung.
Wie DeskTime helfen kann :
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre DeskTime-Desktop-App, klicken Sie auf „Pausenzeiterinnerung“ und stellen Sie das gewünschte Pausenintervall ein.
Ein DeskTime-Popup erscheint zusammen mit Vorschlägen, was Sie während Ihrer Pause tun können.
Ansatz Nr. 3:Identifizieren Sie Ablenkungen und blockieren Sie sie
Wir alle zögern manchmal aus unterschiedlichen Gründen. Manchmal wissen wir nicht, wie wir eine komplexe Aufgabe beginnen sollen, weil wir Angst davor haben oder sogar unter einem zugrunde liegenden Hochstapler-Syndrom leiden.
Wenn Sie nicht weiterkommen, ist es sehr verlockend, auf Ihre Lieblingsseiten zum Aufschieben zu klicken – seien es soziale Medien, YouTube oder die Nachrichten. Ihre Finger beginnen automatisch mit der Eingabe von Domains wie Facebook, Twitter und anderen. Und da sind wir wieder – in einem Kaninchenbau aus Nachrichten, Benachrichtigungen und Feeds.
Das Schlimmste?
Am Ende des Tages fühlen Sie sich vielleicht unzufrieden mit sich selbst, weil Sie nicht viel Arbeit erledigt haben. Wenn Sie sich oft in ähnlichen Situationen befinden, ist es an der Zeit, Ihre Beziehung mit ablenkenden Apps zu kontrollieren.
Wie DeskTime helfen kann :
Gehen Sie zu Ihrem DeskTime-Konto, wählen Sie die Wochen- oder Monatsansicht und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Unproduktive Apps“. Finden Sie heraus, welche ablenkenden Websites und Apps den größten Teil Ihrer Arbeitszeit in Anspruch nehmen.
Laden Sie dann eine Anwendung zum Blockieren von Websites wie SelfControl oder Freedom herunter und verwenden Sie sie, um unproduktive Websites und Apps zu blockieren, wenn Sie mit einer schwierigen Aufgabe zu kämpfen haben.
Es liegt an Ihnen, ob Sie Ablenkungen den ganzen Tag, einen Teil des Tages oder für kürzere Zeiträume blockieren. Wir haben festgestellt, dass es am effektivsten ist, das Blockieren für ein oder zwei Stunden zu verwenden, wenn sich eine Frist nähert oder wenn wir mit einer Aufgabe feststecken, die einen Durchbruch erfordert.
Ansatz Nr. 4:Ankunftszeit anpassen
Ähnlich wie bei Ansatz Nr. 1 liegt es an Ihnen, klügere Entscheidungen in Bezug auf Ihre individuelle Produktivität zu treffen und Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Vertrauen Sie nicht immer darauf, was andere Ihnen über Produktivität sagen, und verlassen Sie sich nicht auf Ahnungen.
Du denkst vielleicht, dass du eine Nachteule bist, weil du gerne lange schläfst. Aber wenn du genauer auf deine produktiven und unproduktiven Arbeitszeiten achtest, kann das ein oder andere darüber verraten, wann du tatsächlich effizienter bist.
Wie DeskTime helfen kann :
Gehen Sie zu Ihrem DeskTime-Konto und wählen Sie die wöchentliche oder monatliche Ansicht aus. Überprüfen Sie Ihr Produktivitätsdiagramm und finden Sie die produktivsten Teile des Tages.
Passen Sie die Zeit, zu der Sie im Büro ankommen, besser an die Stunden Ihrer höchsten Produktivität an. Wenn DeskTime Ihnen beispielsweise mitteilt, dass Ihre Produktivität morgens in die Höhe schnellt, versuchen Sie, früher ins Bett zu gehen und eine Stunde früher aufzustehen, um früher zur Arbeit zu kommen.
BONUS:Wenn Sie früher zur Arbeit kommen, können Sie die Arbeit auch früher verlassen und haben abends mehr Zeit für Entspannung und Freizeitaktivitäten.
Ansatz Nr. 5:Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie tatsächlich mit Ihrer Arbeit verbringen
Viele von uns arbeiten eine bestimmte Anzahl von Stunden, zum Beispiel von neun bis fünf. Für die meisten von uns bedeutet es einfach, dass wir in dieser Zeit im Büro sind, nicht, dass wir wirklich arbeiten. Die Wahrheit ist, dass Sie vielleicht ziemlich überrascht sind, wie viele dieser Stunden Sie de facto an Ihrem Schreibtisch verbringen und arbeiten.
Wenn Sie verwirrt sind, warum eine Aufgabe oder ein Projekt nicht gut vorankommt, werfen Sie einen Blick auf die Zeit, die Sie tatsächlich mit der Arbeit verbracht haben. Manchmal waren Sie den ganzen Tag im Büro, haben aber nicht das Gefühl, nennenswerte Fortschritte gemacht zu haben. Beispielsweise haben Sie von 8 Stunden bei der Arbeit möglicherweise nur 4 oder 5 Stunden wirklich an Ihrem Schreibtisch gearbeitet.
Kurz gesagt – wenn Sie versuchen zu verstehen, wohin Ihre Zeit geht, lohnt es sich, einen Blick auf diese Metrik zu werfen.
Achtung – was Sie herausfinden, kann ein bisschen schockierend sein.
Wie DeskTime helfen kann :
Untersuchen Sie drei wichtige Statistiken zu Ihrem DestTime-Konto:
- Arbeitszeit (abgeleitet aus Ankunfts- und Abfahrtszeit)
- DeskTime-Zeit (am Schreibtisch verbrachte Zeit)
- Produktive Zeit (Zeit, die mit produktiven Apps verbracht wird)
Ansatz Nr. 6:Führen Sie regelmäßig Produktivitätsexperimente durch
Möglicherweise haben Sie inspirierende Artikel darüber gelesen, wie, wann und wo Sie arbeiten können. Aber das bedeutet nicht unbedingt, dass die gleiche Taktik für Sie funktioniert. Und selbst diejenigen, die im letzten Jahr gearbeitet haben, müssen möglicherweise angepasst werden, da wir uns alle ändern und damit auch unsere Produktivität.
Das Durchführen von Produktivitätsexperimenten ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Zeitmanagement ständig zu verbessern. In diesem Video haben wir Ideen für persönliche Produktivitätsexperimente geteilt.
Sie können Ihre Produktivität beispielsweise mit Alternativen zum normalen Bürotisch und -stuhl testen, z. B. mit einem Stehpult oder einem Yogaball. Oder Sie können versuchen, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten (z. B. zu Hause, im Büro, im Café, in der Bibliothek) und herausfinden, wo Sie am produktivsten sind. Probearbeiten am frühen Morgen oder am späten Abend. Der Himmel ist die Grenze!
Wie DeskTime helfen kann :
Richten Sie Ihre eigenen Produktivitätsexperimente ein! So geht's:
Fangen Sie zunächst an, aufmerksam zu sein und Ihr persönliches Zeiterfassungsverhalten zu analysieren. Fällt Ihnen etwas Interessantes auf? Ist Ihre Produktivität beispielsweise letzte Woche gestiegen, als Sie von zu Hause aus gearbeitet haben? Oder haben Sie Produktivitätsspitzen bemerkt, wenn Sie bestimmte Hintergrundmusik gehört haben? Testen Sie Ihre Hypothese und passen Sie dann Ihre Arbeitsgewohnheiten entsprechend an.
Die Verbesserung Ihres Zeitmanagements kann Spaß machen
Um Ihre Produktivität zu verbessern, müssen Sie nicht unbedingt komplexe Maßnahmen ergreifen, die so schwer zu befolgen sind, dass sie sogar kontraproduktiv werden. Tatsächlich glauben wir, dass Sie Ihr Zeitmanagement auf mühelose und sogar unterhaltsame Weise verbessern können.
Die Verwendung von Zeiterfassungssoftware kann sehr hilfreich sein, um Ihre persönliche Arbeitsleistung zu analysieren und Ihre Stärken und Fallstricke zu finden. Bevor Sie anfangen, etwas zu reparieren, müssen Sie genau wissen, was repariert werden muss, richtig?
Wir haben all diese Ansätze in der Praxis ausprobiert – sehen Sie sich dieses Video an, um zu sehen, wie es für uns funktioniert hat.
Aber nehmen Sie uns nicht beim Wort – probieren Sie sie selbst aus!