Es ist Montagmorgen. Sie haben in Ihrem Kalender übrig gebliebene Aufgaben der letzten Woche, einen Posteingang voller neuer Anfragen und Teammitglieder, die für den Tag einen Marschbefehl benötigen. Wie bekommen Sie den Überblick und bewältigen die täglichen Aufgaben effizient?
Geben Sie die tägliche Aufgabenverwaltung ein. Sie werden Ihre überfälligen Aufgaben bereinigen und mit einem umsetzbaren Plan zum Delegieren, Verwalten und Ausführen Ihrer abgestimmten To-do-Liste für die Arbeit vor der Mittagszeit neu beginnen.
Der Prozess der Verwaltung Ihrer täglichen Aufgaben kann schwierig sein, insbesondere wenn Sie ein ganzes Team durch mehr als ein komplexes Projekt führen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie kein Produktivitätsexperte sein oder übermenschliche Gewohnheiten entwickeln müssen, um einen erfolgreichen Plan für die Bewältigung Ihrer täglichen Aufgaben zu entwickeln. Sie müssen nur diese Top-Tipps lernen, um Ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen.
Was sind die Vorteile der täglichen Aufgabenverfolgung?
Die tägliche Aufgabenverfolgung bietet viele Vorteile, die vom Erreichen von Benchmarks bis zum Einsparen wertvoller Ressourcen reichen. Hier ist ein genauerer Blick auf einige der wichtigsten Vorteile.
Auf Ziele ausgerichtet bleiben
Es ist leicht, sich vom Shiny-Object-Syndrom ablenken zu lassen. Identifizieren Sie, wie und warum Ihre Teammitglieder oder andere Manager aktuelle Projekte für neue depriorisieren. Sie können auch die tägliche Aufgabenverfolgung verwenden, um Ihre täglichen Aufgaben im Vergleich zu dem Ergebnis zu bewerten, das sie erreichen sollen.
Unwesentliche Aufgaben identifizieren
Nehmen Sie sich zu Beginn jedes neuen Arbeitstages ein paar Minuten Zeit, um Ihre Projekt- und Aufgabenlisten zu überprüfen und zu sehen, wie sie vereinfacht werden können. Fordern Sie sich dann heraus, die Hälfte (ja, die Hälfte!) dieser Aufgaben auf diejenigen zu reduzieren, die sich direkt auf Ihr Ziel auswirken. Versuchen Sie dann, es ein paar Tage später noch weiter zu reduzieren, indem Sie sie von Ihrem Projektmanagement-Tool aus delegieren, auslagern oder neu planen.
Werden Sie verantwortlicher
Dokumentieren Sie die Erwartungen an sich selbst und andere, indem Sie Aufgaben zuweisen, wo jeder sie sehen kann. Automatisieren Sie Erinnerungen, um Zeit bei der Nachverfolgung zu sparen, wenn Dinge in Verzug geraten. Und stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, dass Kommunikation wichtig ist, und es keine Schande ist, um Hilfe zu bitten, Verpflichtungen auf diejenigen mit geringerer Belastung zu übertragen oder einfach einen Weg zu finden, Aufgaben neu zu priorisieren, wenn sich die Ziele ändern.
Aufgabenschätzungen verbessern
Verwenden Sie Software, die die Zeit für bestimmte Aufgaben verfolgt. Sehen Sie sich Ihre Ergebnisse im Laufe der Zeit an und passen Sie sie an, um den durchschnittlichen Betrag zu erreichen, wenn Sie das nächste Mal ein ähnliches Projekt zuweisen. Denken Sie daran, dass Ergänzungen wie Pausen, das Warten auf Feedback von Drittanbietern und andere verwandte Aktionen die Arbeit selbst beeinflussen.
Verabschieden Sie sich vom Multitasking
Laut Harvard Business Review wird eine Arbeitsumgebung, die den Flow fördert, fünfmal mehr Produktivität generieren als Multitasking. Durch die Zuweisung von Aufgaben mit einem einzigen Fokus werden sie nicht nur schneller erledigt, sondern auch die tägliche Aufgabenorganisation wird viel einfacher.
Fügen Sie Selbstpflege in Ihren Zeitplan ein
Es ist wichtig, daran zu denken, dass wir, selbst wenn wir sehr motiviert und eifrig sind, Ziele zu erreichen, sie am schnellsten erreichen, indem wir uns gut um uns selbst kümmern, damit wir unser Bestes geben können. Das bedeutet, Aufgaben zu schaffen, die ausschließlich der Selbstpflege gewidmet sind.
Auch wenn es sich nicht produktiv anfühlt, eine Pause von der Arbeit zu machen, wird die Erkenntnis, dass unser Arbeitsleben ein Marathon und kein Sprint ist, viel dazu beitragen, noch mehr zu erreichen, als Sie ohne ihn könnten.
Beginnen Sie, indem Sie jede Stunde 10-minütige Pausen einplanen, jeden Tag ein komplettes Mittagessen zu sich nehmen und sich zu Beginn und am Ende eines jeden Tages mindestens ein paar Minuten Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, wo Sie sind und wohin Sie gehen.
Was ist der beste Weg, um tägliche Aufgaben zu verwalten?
Es gibt mehr als eine Möglichkeit, tägliche Aufgaben zu bewältigen. Produktivitätsexperten, Forscher und Studenten von Selbsthilfe-Bestsellern sind sich jedoch alle einig über die folgenden Praktiken zur Verwaltung Ihrer täglichen Aufgabenliste.
Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Es gibt viele Möglichkeiten, über Priorisierung nachzudenken. Einige Leute verwenden das dringende und wichtige Modell. Andere verlassen sich auf die Idee von Aufwand versus Nutzen. Wie auch immer Sie sich entscheiden, eine Methode zur Entscheidungsfindung zu finden, die Ihnen gefällt, und sich daran zu halten, wird einen großen Beitrag zur Priorisierung Ihrer Aufgaben leisten.
Konzentriere dich immer nur auf eine Aufgabe
Das Beste aus Ihrer Zeit herauszuholen, ist ein grundlegendes Konzept der Produktivität. Multitasking und andere Faktoren können Sie jedoch ausbremsen. Singletasking kann Ihnen dabei helfen, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Es kann dir auch helfen, in einen Flow-Zustand zu kommen.
Während es langweilig erscheinen mag, lange Zeit an einer Sache zu arbeiten, kann die Begrenzung Ihres Fokus tatsächlich dazu beitragen, die Kreativität zu steigern. Wenn Sie Singletasking betreiben, können Sie neue Ideen und Wege erkunden. Es hilft Ihnen auch, die Ergebnisse zu finden, an die Sie vielleicht nicht einmal gedacht haben.
Außerdem brauchen Menschen, die ihre Tage mit verschiedenen Aufgaben verbringen, lange Zeit zum Aufladen. Single-Tasking ermöglicht es ihnen, sich frei zu fühlen und ihre Arbeitssitzungen erfrischt und erfolgreicher zu beenden.
Zeitlimits festlegen
Eine Reihe von Zeitlimits für Projekte und Aufgaben hilft Ihnen, Ihre Verfügbarkeit im Auge zu behalten.
Wenn Sie beispielsweise diese Woche 10 Stunden an einem Projekt arbeiten möchten, müssen Sie einen Weg finden, 10 Stunden einzuplanen, um dieses Projekt abzuschließen. Aber wenn Sie sich auf fünf Stunden beschränken, werden Sie wahrscheinlich produktive Abkürzungen finden, die es Ihnen ermöglichen, innerhalb dieser Parameter zu bleiben.
Ein Limit für die Anzahl der Stunden, die Sie jeden Tag arbeiten können, trägt auch dazu bei, dass Sie sich nicht überanstrengen.
Kommunizieren
Die Chancen stehen gut, dass die Aufgaben, die Sie täglich erledigen, mindestens eine andere Person direkt betreffen oder beeinflussen. Eine der besten Möglichkeiten, alle auf dem Laufenden zu halten, besteht darin, regelmäßige persönliche Treffen zu planen. Dies sind normalerweise Gruppen- oder Einzelsitzungen, die Ihnen helfen können, Problembereiche zu identifizieren oder die Art und Weise zu verbessern, wie Sie Ihr Team unterstützen. Es ist jedoch auch wichtig sicherzustellen, dass die Besprechungen produktiv sind und die Qualität der Kommunikation erhalten bleibt.
Eine der besten Möglichkeiten, die Teamkommunikation zu verbessern, besteht darin, alle Ihre Gespräche in Echtzeit zu verfolgen. Dadurch wird das Risiko minimiert, wertvolle Ideen und Ressourcen zu verlieren.
Wenn Besprechungen aufgrund der vollen Terminkalender nicht erforderlich oder möglich sind, ist es wichtig, die Kommunikation organisiert und leicht nachvollziehbar zu halten. Sie können all dies erreichen, indem Sie einfach ein Projektmanagement-Tool verwenden, mit dem Sie Notizen erstellen, andere Mitarbeiter mithilfe von @Erwähnungen einbeziehen und direkt mit den Aufgabendetails zurückverknüpfen können.
Dies kann über ein gemeinsames digitales Dokument erfolgen. Bei komplexeren Projekten sollten Sie jedoch eine tägliche Aufgabenverwaltungssoftware verwenden, um Ihre Bemühungen zu skalieren und andere Produktivitäts-Hacks freizuschalten.
Machen Sie Pausen zwischen Aufgaben
Konzentrieren Sie sich auf die Häufigkeit und Qualität Ihrer Pausen, während Sie die täglichen Aufgaben bewältigen. Die Anzahl der Pausen, die Sie benötigen und wann, ist von Person zu Person unterschiedlich und kann von einer Vielzahl von Faktoren beeinflusst werden, einschließlich Ihrer Gesundheit, Schlafqualität und Arbeitsumgebung. Stellen Sie sicher, dass Sie lernen, Ihr eigenes Energieniveau zu beobachten und realistische Erwartungen für sich selbst zu entwickeln.
Wenn Sie eine Pause machen, überlegen Sie, welche Aktivitäten Sie sich erlauben oder nicht. Wenn Sie beispielsweise in einer Pause eine geschäftliche E-Mail abrufen, haben Sie nicht wirklich die Möglichkeit, eine Pause einzulegen und sich von Ihrem Computer zu entfernen. Aktionen wie ein Spaziergang, eine Tasse Tee kochen oder einfach die Elektronik für zehn Minuten ausschalten, können die Ermüdung erheblich reduzieren und Ihnen helfen, den ganzen Arbeitstag produktiv zu sein.
Versuchen Sie bei Bedarf zu delegieren
Eine Führungskraft zu sein bedeutet, dass Sie nicht alles selbst machen können, daher ist das Delegieren sehr wichtig.
Beim Delegieren geht es nicht nur um die Entlastung. Wenn es richtig gemacht wird, kann das Delegieren Ihrer täglichen Aufgaben bei Bedarf dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und die Fähigkeiten Ihres Teams zu entwickeln. Es kann Ihnen auch dabei helfen, die idealen Personen für die Bewältigung von Projekten besser zu identifizieren, einzustellen und zu schulen. Dies trägt auch dazu bei, Mitarbeiter auf künftige Aufgaben vorzubereiten und ihre Fähigkeiten für ihre Karriere nachhaltig weiterzuentwickeln.
Wenn die Aufgaben, die Sie delegieren möchten, ungelernt sind oder von jedem erledigt werden können, der die Zeit und die grundlegenden Informationen hat, sollten Sie erwägen, einen virtuellen Assistenten oder Freiberufler einzustellen.
Wenn Sie angesichts Ihres aktuellen Abteilungsbudgets zögern, dies vorzuschlagen, ziehen Sie die Opportunitätskosten in Betracht, die mit der Fortsetzung dieser speziellen Aufgabe verbunden sind. Hält es Sie von den Aufgaben ab, für die Sie speziell eingestellt wurden? Gibt es eine effektivere Nutzung Ihrer Zeit? Denken Sie über diese Fragen nach, um festzustellen, ob Outsourcing das Richtige für Sie ist.
Funktionen, auf die man in Software zur täglichen Aufgabenverwaltung achten sollte
Eine Software zur Verwaltung täglicher Aufgaben kann Ihnen dabei helfen, die Komplexität der Führung eines Teams und der Organisation von mehr als einem Projekt gleichzeitig zu bewältigen. Hier sind die unverzichtbaren Funktionen, auf die Sie bei Ihrem nächsten Kauf oder Ihrer nächsten Testversion achten sollten.
Unteraufgaben
Unteraufgaben sind alle Aktionen, die zum Abschließen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Einer der ersten Schritte beim Hinzufügen von Teilaufgaben zu Ihrer täglichen Projekt-To-Do-Liste ist das Hinzufügen oder Markieren aller Aufgaben, die einen einzelnen Schritt darstellen. Dieser Schirm aus kleineren Aufgaben stellt das tatsächliche Zeit- und Ressourcenbudget dar, das Sie benötigen, um die größere Aufgabe zu erledigen.
Beispielsweise können Sie an einem Blogartikel arbeiten. Wenn auf Ihrer To-do-Liste nur steht, einen neuen Blogartikel zu schreiben, verpassen Sie andere wichtige Schritte, wie z Gliederung der Blogartikel-Aufgabe, Überprüfung des Blogartikelentwurfs und Vorbereitung der Veröffentlichung des Blogartikels.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Unteraufgaben für ein bestimmtes Aktionselement benötigen, kann Ihr Team entscheiden, was eine Einzelschrittaufgabe ist oder nicht, basierend darauf, was es getan hat oder keine Zeit zur Vorbereitung hat. Sobald Sie den Input von Ihren Teammitgliedern gesammelt haben, die über spezifische Kenntnisse der Aufgabe verfügen, können Sie weitere Nachforschungen anstellen, um die genaue Zeit zu bestimmen, die für die Fertigstellung benötigt wird.
Nachdem Sie die Liste der Einzelschrittaufgaben und Unteraufgaben durchgegangen sind, vergewissern Sie sich, dass die Liste keine Aufgaben enthält, die nichts mit den Hauptprojektzielen zu tun haben. Dies trägt dazu bei, die Liste organisiert zu halten und die übermäßige Verwendung von Unteraufgaben zu verhindern.
Zusammenarbeit
Heutzutage arbeiten immer mehr Menschen von zu Hause aus und verwenden Collaboration-Tools, mit denen sie von überall aus nahtlos arbeiten können. Mit einer täglichen Aufgabenverwaltungssoftware können Sie eine sichere Umgebung für die Zusammenarbeit Ihres Teams schaffen.
Mit dem Cloud-Speicher können Sie alle Ihre Dokumente organisieren und speichern. Es ermöglicht Ihnen auch, alle Ihre Gespräche zu verfolgen. Mit der Top-Software zur täglichen Aufgabenverwaltung können Sie sogar benutzerdefinierte Formularanfragen erstellen, mit denen Sie Aufgaben schneller erledigen können. Von dort aus können Sie auch alle Details Ihres Prozesses verfolgen, wie z. B. Meilensteine und Berichte, während Sie nahtlos mit dem Rest Ihres Teams und den Stakeholdern zusammenarbeiten.
Teilen von Einrichtungen
Die Zusammenarbeit an Dokumenten, die gemeinsame Nutzung von Dateien für diejenigen, die sie benötigen, und das Einholen von Genehmigungen für abgeschlossene Arbeiten kann eine Herausforderung darstellen, wenn nicht bereits ein System zum Teilen von Einrichtungen vorhanden ist. Deshalb ist es so wichtig, die Verantwortung für Aufgaben zu teilen.
Die gemeinsame Nutzung von Funktionen erleichtert die Kommunikation mit relevanten Teammitgliedern, spart Zeit bei der manuellen Dateneingabe und hält alle in Echtzeit auf dem Laufenden. Dies ist besonders wichtig für Arbeiten, die die rechtzeitige Eingabe, Unterstützung oder Genehmigung mindestens einer anderen Person erfordern.
Anstatt Zeit damit zu verschwenden, nach Dateizugriff zu fragen, Berechtigungseinstellungen zu aktualisieren und Dateinamen zu erraten, kann Ihr Team einfach über eine zentrale gemeinsame Plattform miteinander kommunizieren.
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ermöglicht es, die Zeit, die für die Durchführung einer bestimmten Aktion benötigt wird, richtig einzuschätzen und aufzuzeichnen. Dies ist großartig, um Ihre Arbeit für den Tag zu planen, genaue Kostenschätzungen für Kunden bereitzustellen und Projekte zu priorisieren.
Einige tägliche Aufgabenverwaltungsplattformen ermöglichen es Ihnen, Ihre gesamte Arbeit innerhalb der Plattform zu verfolgen. Zählen Sie Ihre Stunden und Minuten genauer, während Sie Ihren Tag verbringen. Fügen Sie einen Zeitprotokolleintrag hinzu oder starten Sie einen Aufgabentimer, wenn Sie gerade dabei sind. Automatisieren Sie, wann Ihre Timer stoppen oder beginnen, um Sie bei der Arbeit zu halten.
Wenn Sie mit der Verwendung des Timers beginnen, läuft er normalerweise weiter, bis Sie die Verfolgung einer anderen Aufgabe beenden oder starten. In Softwaretools für die tägliche Aufgabenverwaltung wie Wrike wird es auch weiter ausgeführt, wenn Sie Ihr Browserfenster schließen.
Und wenn Sie beginnen, die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit zu verfolgen, zeigen führende Lösungen wie Wrike einen Activity Stream-Eintrag an, der anzeigt, dass Sie mit der Arbeit daran begonnen haben. Oben auf dem Bildschirm erscheint eine Uhr, die anzeigt, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe aufgewendet haben.
Beschränken Sie sich auf einen Timer für eine fokussierte Aufgabe. Wenn Sie Ihren Platz behalten, aber die Aufgaben wechseln müssen, bietet Wrike mehrere Zeiterfassungsoptionen, um Ihren Platz zu speichern und später dorthin zurückzukehren.
Kostenlose Vorlagen
Wir haben den größten und besten Produktivitätsvorteil der täglichen Aufgabenverwaltungssoftware für den Schluss aufgehoben:kostenlose In-App-Vorlagen. Wrike und andere führende Lösungen bieten kostenlose Vorlagen für alles, von komplexem Projektmanagement in Phasen über Management im Kanban-Stil bis hin zu Marketingkalendern. Wenn Sie eine von Experten entwickelte Vorlage verwenden, sparen Sie Zeit, wenn Sie versuchen, das Rad neu zu erfinden, wenn Sie ein neues Projekt erhalten. Es erleichtert auch das Erstellen und Delegieren verwandter Aufgaben, da sie bereits in der Vorlage vorinstalliert sind.
Warum sollten Sie Wrike als Organisator für Ihre täglichen Aufgaben verwenden?
Wrike ist ein Tool zur täglichen Aufgabenverwaltung, das von Teamleitern und Projektmanagern verwendet wird. Mit seiner Fähigkeit, fortlaufende Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und zu verwalten, ist Wrike eine offensichtliche Wahl für einen Organisator von täglichen Aufgaben. Im Gegensatz zu anderen Organisatoren für tägliche Aufgaben bietet Wrike die Möglichkeit, die Kommunikation und Zusammenarbeit durch eine Reihe sehr detaillierter und dennoch einfach zu verwendender Funktionen zu verbessern. Hier sind nur einige Möglichkeiten, wie erfolgreiche Marken Wrike verwendet haben, um selbst ihre komplexesten Aufgabenlisten zu optimieren.
1. Dateneingabe automatisieren
Sobald eine Aufgabe zu Wrike hinzugefügt wurde, können Benutzer benutzerdefinierte Tags erstellen und anhängen. Diese Tags sortieren Aufgaben automatisch in verwandte Ordner und Projektkategorien. Anstatt manuell nach verwandten Aufgaben innerhalb einer langen To-do-Liste zu suchen, können Teammitglieder damit zusammenhängende Aufgaben in ihren eigenen Arbeitsbereichen, einzelnen Projekten oder an anderen Stellen sehen, an denen sie sie intuitiv erwarten würden.
2. Machen Sie Anfragen nahtlos
Anfragen aus anderen Quellen wie der Vertriebsabteilung oder sogar Kunden können Ihr Team überfordern, wenn kein System vorhanden ist, um sie zu priorisieren und zuzuweisen. In Wrike können Benutzer die Kunst beherrschen, laufende Arbeit mit neuen Aufgaben in Einklang zu bringen, ohne einen Takt auszulassen. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, was bedeutet, dass Sie diejenige auswählen können, die für Sie und Ihr einzigartiges Team am besten geeignet ist. Von benutzerdefinierten Workflows bis hin zu Anfrageformularen – es war noch nie so einfach, den Überblick über neue oder widersprüchliche Initiativen zu behalten.
3. Bleiben Sie oben
Wrike ermöglicht es, alles aufgabenbezogene zu überwachen und zu verwalten. Das bedeutet, dass Sie den Fortschritt einzelner Teammitglieder, nach Projekt oder Abteilung sortierte Aufgabenblockaden, potenziell verpasste Fristen, die Sie im Voraus lösen können, und sogar die abrechenbare Stundennutzung anzeigen können. Was auch immer Sie sehen müssen, Wrike macht es für Sie sichtbar.
4. Erhalten Sie nützliche Erinnerungen
Tauschen Sie die Haftnotizen gegen Erinnerungen aus, die gesendet werden, wann und wo Sie sie benötigen. Wrike bietet Benutzern die Möglichkeit, eine Chrome-Erweiterung hinzuzufügen, die Sie automatisch über anstehende Termine oder an diesem Tag fällige Aufgaben benachrichtigt. Sie können sich auch von Wrike jeden Morgen eine E-Mail mit einer Aufschlüsselung der Tagesarbeit schicken lassen, damit Sie sofort loslegen können.
5. Kick-Start-Aktion
Wrike bietet Teamleitern und Managern auch die Leistungsfähigkeit von Projektvorlagen. Ganz gleich, ob es sich um eine unserer vielen effektiven vorgefertigten Vorlagen handelt, die Sie sofort verwenden können, oder um eine, die Sie selbst angepasst haben, Wrike hilft Ihnen, Projektpläne viel schneller in die Tat umzusetzen.
Verwalten Sie Ihre täglichen Aufgaben mit Wrike
Planen Sie jeden Tag Ziele, Aufgaben und Unteraufgaben mit der Projektmanagement-Software von Wrike. Beginnen Sie mit unserer Bibliothek anpassbarer Vorlagen, die mit allem, was Sie für den Einstieg benötigen, vorbelegt sind. Benutzerdefinierte Projekt-Dashboards, automatische Erinnerungen und detaillierte Aufgabenbeschreibungsoptionen helfen Ihnen dabei, jeden Tag mit dem richtigen Fuß zu beginnen. Und wenn Sie bereit sind, die Kästchen abzuhaken? Wrike wird Sie unterstützen, wenn Sie Ihre nächste Aufgabenserie erstellen.
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