Graham Allcott ist renommierter Produktivitätscoach, Berater und Autor des Bestsellers „How to be a Productivity Ninja“. Als Moderator des Podcasts „Beyond Busy“ und Gründer von „Think Productive“ hilft er Unternehmen, Raum für das Wesentliche zu schaffen und nachhaltig produktiver zu werden.
Wir waren begeistert, Graham für ein exklusives Interview auf dem DeskTime YouTube-Kanal zu gewinnen.
In Zeiten zunehmender Telearbeit teilt der Experte praxisnahe Tipps, um Ihren Arbeitstag optimal zu strukturieren, klare Ziele zu setzen und Tools zu nutzen, die Ihre Produktivität steigern.
Lektion 1: Neue Routinen für die Remote-Arbeit entwickeln
Mit fast einem Jahrzehnt Erfahrung in der Fernarbeit war Graham von den Veränderungen durch die Pandemie nicht überrascht. Neben internationalen Workshops arbeitet er in seinem Gartenbüro, das er „den Schuppen“ nennt.
Graham betont: „Wir müssen Routinen finden, die unseren natürlichen Tagesrhythmus unterstützen, um produktiv und zufrieden zu bleiben.“ Er rät, bewährte Muster zu replizieren oder neue zu schaffen – etwa einen Nachmittagsspaziergang, morgendliche Meditation oder andere Aktivitäten, die Energie und Wohlbefinden fördern. So kompensieren Sie den Mangel an Bewegung im Homeoffice.
Lektion 2: Aufmerksamkeit strategisch einsetzen
Produktivität dreht sich um smarte Aufmerksamkeitssteuerung. In seinem Buch beschreibt Graham drei Typen:
- Proaktive Aufmerksamkeit – 2–3 Stunden täglich für anspruchsvolle Aufgaben, wenn Sie am energiegeladensten sind.
- Inaktive Aufmerksamkeit – Für passive Tätigkeiten wie E-Mails checken.
- Aktive Aufmerksamkeit – Mittlere Phasen für Standardaufgaben.
Im Homeoffice haben Sie mehr Freiheit, proaktive Zeiten optimal zu nutzen und inaktive smarter zu managen.
Lektion 3: E-Mails als Fremdprioritäten sehen
Viele starten den Tag mit dem Posteingang – ein Fehler, da das proaktive Aufmerksamkeit verschwendet. Graham rät:
- Sehen Sie E-Mails als Prioritäten anderer, nicht Ihre.
- Führen Sie einen kurzen Morgen-Scan durch: Prüfen Sie Dringendes, parken Sie den Rest.
Lektion 4: Klare, spezifische Ziele definieren
Mangelnde Klarheit blockiert Produktivität am häufigsten. Selbst bei komplexen Projekten fehlen oft Antworten auf Basics wie „Was ist das Ziel?“ oder „Welche nächsten Schritte?“.
Graham erklärt: „Ich führe Teams in die Details – Endziel, Herangehensweise, Action Steps. Das schafft Energie und Drive.“
Lektion 5: Flexibilität und Teamzusammenhalt balancieren
Remote-Arbeit erlaubt flexible Zeiten – nicht alle müssen um 9 Uhr starten. Graham schätzt tägliche Slack-Hellos oder virtuelle Huddles.
Sein Team beginnt manche früh, macht Pausen und passt sich an. Wichtig: Regelmäßige Meetings wie Daily Huddles und All-Hands erhalten das Wir-Gefühl.
Lektion 6: Ein starkes „Zweites Gehirn“-Tool wählen
Für Projekte brauchen Sie ein Tool wie Nozbe (Grahams Favorit) oder Todoist. Es muss Projekte, Aktionen, Kontexte und Termine verknüpfen.
Lektion 7: Ihr Smartphone-Tool managen
„Das Smartphone hat alles verändert“, sagt Graham. Nutzen Sie Apps wie QualityTime (Android) oder Freedom (iOS), um Nutzungszeit zu tracken und Ablenkungen zu blocken – besonders in proaktiven Phasen.
Lektion 8: Produktivität ist erlernbar
Graham wurde nicht als Produktiver Mensch geboren – er lernte es. Sein Stil tendiert zu Strategie, nicht Details. „Jeder kann Ninja werden, mit Tools und Mindset. Seid nett zu euch bei Rückschlägen.“
Schaut das volle Interview: https://www.youtube.com/watch?v=hfgCxv3hiT4
Lesen Sie unsere Rezension zu „How to be a Productivity Ninja“: https://desktime.com/blog/book-review-how-to-be-a-productivity-ninja