Graham Allcott ist Produktivitätscoach und -berater und Autor des Buches „How to be a Productivity Ninja“. Er ist außerdem Moderator des Podcasts „Beyond Busy“ und Gründer von „Think Productive“ – einem Unternehmen, das Unternehmen dabei unterstützt, Platz für das zu schaffen, was wirklich wichtig ist, und bei dem, was sie tun, produktiver zu sein.
Wir waren aufgeregt und geehrt, Graham zu einem Interview für den YouTube-Kanal von DeskTime zu treffen.
In diesen Zeiten, in denen viele Menschen teilweise oder vollständig auf Telearbeit umgestiegen sind, teilt Graham seine Lektionen darüber, wie Sie Ihren Arbeitstag strukturieren, klare Produktivitätsziele setzen und Tools finden, die die Produktivität fördern.
Lektion 1:Überlegen Sie sich neue Routinen für die Arbeit aus der Ferne
Als jemand, der seit fast einem Jahrzehnt aus der Ferne arbeitet, war Graham Allcott nicht überrascht von den Veränderungen der Arbeitsmuster, die die Welt in diesem Jahr erlebt hat. Neben Workshops und Vorträgen im Ausland arbeitet er in einem Büro in seinem Garten, das er liebevoll „den Schuppen“ nennt.
Angesichts der diesjährigen Ereignisse, bei denen viele Unternehmen auf Remote-Arbeit umgestellt haben, sagt Graham:
Graham glaubt, dass bestimmte Tagesrhythmen notwendig sind, damit wir bei der Arbeit produktiv und glücklich bleiben. Daher schlägt er vor, Wege zu finden, diese Routinen zu replizieren, während man aus der Ferne arbeitet, oder neue zu entwickeln.
Zum Beispiel ist es kein Geheimnis, dass wir viel weniger laufen, wenn wir von zu Hause aus arbeiten – offensichtlich müssen wir nicht zwischen Meetings laufen oder rausgehen, um ein Sandwich zu holen, da es bereits in der Küche liegt. Wir können jedoch einen Nachmittagsspaziergang im Garten, eine morgendliche Meditation oder eine andere Routineaktivität unternehmen, die uns hilft, uns an Werktagen besser zu fühlen und leistungsfähiger zu sein.
Lektion 2:Lerne, deine Aufmerksamkeit klug zu steuern
Bei der Produktivität geht es darum, Ihre Aufmerksamkeit zu steuern. In seinem Buch How to be a Productivity Ninja listet Graham Allcott drei Arten von Aufmerksamkeit auf:
- Proaktive Aufmerksamkeit – zwei bis drei Stunden pro Tag, wenn Sie am energiegeladensten, eingeschaltetsten und in der Lage sind, die schwierigsten Aufgaben auf Ihrer Liste zu erledigen.
- Inaktive Aufmerksamkeit – ein paar Stunden passiver Aktionen wie das Hoch- und Runterscrollen Ihres E-Mail-Posteingangs.
- Aktive Aufmerksamkeit – Stunden dazwischen, wenn Sie mäßig aufmerksam sind.
Graham glaubt, dass Sie zu Hause mehr Autonomie haben, um Ihre proaktive Aufmerksamkeitszeit zu nutzen, und dass Sie auch Ihre inaktive Aufmerksamkeitszeit intelligenter verwalten können. Mit anderen Worten – Sie können bessere Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Ihre Aufmerksamkeit steuern.
Lektion 3:Betrachten Sie den E-Mail-Posteingang als Liste der Prioritäten aller anderen (nicht Ihrer)
Die meisten Menschen fühlen sich gezwungen, ihren Tag damit zu beginnen, ihren Posteingang zu überprüfen, um zu sehen, was seit gestern neu ist. Aber wenn wir morgens unsere E-Mails abrufen, riskieren wir, zu viel unserer proaktiven Aufmerksamkeitszeit für diese eher passive Aktivität zu verwenden.
Damit E-Mails Ihre morgendliche Produktivität nicht durcheinanderbringen, schlägt Graham Alcott zwei Dinge vor:
- Stellen Sie sich E-Mails als die Liste der Prioritäten anderer Personen vor, nicht Ihre .
- Erlauben Sie sich einen strukturierten Notfall-E-Mail-Scan am Morgen. Auf diese Weise können Sie sehen, was los ist, und feststellen, was dringend ist und was warten kann. Beantworten Sie die weniger dringenden E-Mails später am Tag.
Lektion 4:Setzen Sie klare und spezifische Produktivitätsziele
Graham Allcott ist davon überzeugt, dass mangelndes klares Denken das häufigste Hindernis für eine höhere Produktivität ist.
Graham erklärt, dass selbst sehr erfahrene Menschen, die an sehr komplexen und teuren Projekten arbeiten, oft keine Antwort auf diese einfachen Fragen kennen. Oder wenn Sie mehrere Personen fragen, die an demselben Projekt arbeiten, haben sie möglicherweise sehr unterschiedliche Antworten.
Er weist darauf hin:„Ich möchte die Menschen zu Klarheit führen und ihnen helfen, in die granularen Details der Festlegung des Endziels des Projekts einzusteigen. Dazu gehört, genau zu wissen, wie man sich dem Ziel nähert und was die nächsten Schritte sind. Sobald Sie diese Dinge wissen, gibt es eine Energie hinter dem, was Sie tun.“
Lektion 5:Finden Sie bei der Fernarbeit ein Gleichgewicht zwischen der Flexibilität der Mitarbeiter und der kollektiven Erfahrung
Eines der großartigen Dinge an der Fernarbeit ist die Möglichkeit, flexible Arbeitszeiten zu haben. Das heißt, es ist nicht nötig, dass sich alle um 9 Uhr morgens gemeinsam einloggen und gleichzeitig „Hallo“ im Slack-Channel sagen. Dies kann jedoch eine schöne Tradition sein (es sei denn, es wird als Mitarbeiterüberwachungsmethode verwendet).
Graham erzählt uns, dass einige Leute aus seinem Team lieber um 6 oder 7 Uhr mit der Arbeit beginnen, nach dem Mittagessen ein Nickerchen machen und nachmittags etwas mehr arbeiten. Es liegt an ihnen, wann sie sich am produktivsten fühlen, und sie haben die Freiheit, ihren Zeitplan anzupassen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
Um die kollektive Erfahrung aufrechtzuerhalten und auch außerhalb des physischen Büros Verantwortung zu übernehmen, schlägt Graham vor, Kommunikationsplattformen wie Slack zu verwenden und auch virtuelle tägliche Huddle-Meetings und All-Hands-Meetings abzuhalten.
Lektion 6:Finden Sie ein gutes „zweites Gehirn“-Tool für Projekte
Es ist entscheidend, ein wirklich gutes Tool zu haben, um alle Informationen über Projekte in Aktion zu halten. Graham verwendet Nozbe seit vielen Jahren und er schlägt auch Todoist vor, aber es gibt noch viele andere zur Auswahl.
Graham sagt:„Sie sollten nach einem Tool suchen, das Funktionen rund um Projekte und Aktionen bietet. Sie sollten in der Lage sein, Dinge sowohl dem spezifischen Projekt als auch dem Kontext zuzuordnen, wie und wann Sie sie erledigen müssen.“
Lektion 7:Holen Sie sich eine App, mit der Sie Ihre Beziehung zu Ihrem Telefon verwalten können
„Wenn mich Leute fragen, was sich in den letzten Jahren in der Produktivität verändert hat, lautet meine Antwort:nichts, außer dass das Telefon alles verändert hat“, sagt Graham.
Er schlägt vor, ein Tool oder eine App zu verwenden, um Ihre Beziehung zu Ihrem Telefon zu steuern – zum Beispiel QualityTime für Android- und Freedom für iOS-Benutzer. Mit diesen Apps können Sie verfolgen, wie viel Zeit Sie mit Ihrem Telefon verbringen, und den Zugriff auf die ablenkendsten Apps zu verschiedenen Tageszeiten einschränken.
Graham erklärt:„Wenn ich in meiner morgendlichen proaktiven Aufmerksamkeitszeit bin, möchte ich wirklich mit gesenktem Kopf sein, ich möchte keinen Zugriff auf YouTube, Twitter, Instagram und sogar Google Chrome und das Internet. Ich möchte nicht, dass diese Versuchungen mich stören und ablenken.“
Lektion 8:Du kannst Produktivität lernen (auch wenn es nicht in deiner Natur liegt)
Graham Allcott sagt uns, dass er nicht von Natur aus ein produktiver Mensch geworden ist – er hat es gelernt. Er offenbart, dass sein natürlicher Arbeitsstil mit strategischer Planung und Ideengenerierung verbunden ist, im Gegensatz zu Ausführung und Aufmerksamkeit für Details.
Der Produktivitätsexperte sagt:„Eine Zeit lang dachte ich, ich hätte eine Art persönliches Defizit, das mich sehr desorganisiert und chaotisch machte. Als ich anfing, mich selbst zu reparieren und viel produktiver wurde, geriet ich in Gespräche mit Menschen und fand heraus, dass andere mit der gleichen Sache zu kämpfen hatten. Tatsächlich entstand die Idee für mein Buch und mein Unternehmen aus dieser großen Offenbarung.
Graham gibt zu, dass er immer noch regelmäßig in die Fallen seines natürlichen Produktivitätsstils tappt und erklärt, warum das in Ordnung ist:„Wie in meinem Buch beschrieben, ist Productivity Ninja ein Mensch, kein Superheld. Manchmal können wir erstaunliche Dinge tun und andere werden dich ansehen, als hättest du übernatürliche Kräfte. Aber in Wirklichkeit sind Sie nur Menschen mit guten Fähigkeiten und guten Werkzeugen.
„Für mich ist dies eine sehr starke Botschaft, weil es bedeutet, dass jeder Mensch einen Punkt erreichen kann, an dem er sich bei dem, was er tut, wie ein Superheld fühlt und aussieht. Aber es bedeutet auch, dass wir nett zu uns selbst sein sollten, wenn wir manchmal unvermeidlich Fehler machen und die Dinge nicht wie geplant laufen.“
Sehen Sie sich hier das vollständige Interview mit Graham Allcott an:https://www.youtube.com/watch?v=hfgCxv3hiT4
Oder lesen Sie hier die Rezension zu Graham Allcotts Buch „How to be a Productivity Ninja“:https://desktime.com/blog/book-review-how-to-be-a-productivity-ninja